Спеціальні системи документування

Інструктивно-методичні матеріали з дисципліни «Спеціальні системи документування»

до самостійної роботи №4

Тема: «Заяви про прийняття, переведення та звільнення».

Мета: вивчити заяви про прийняття, переведення та звільнення».

Треба вміти: працювати з заявами про прийняття, переведення та звільнення працівника.

Треба знати: загальні вимоги до написання працівниками заяв про прийняття, переведення та звільнення.

 

Контрольні питання:

1.     Що таке заява?

2.     Які існують види заяв?

3.     Які загальні вимоги до написання заяв?

4.     Яка різниця між заявами про прийняття та переведення працівника?

5.     Навести зразок заяви про прийняття працівника на роботу.

6.     Навести зразок заяви про переведення працівника.

7.     Навести зразок заяви про звільнення працівника з роботи.

 

Література:

1.     Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.

 

ТЕМА: «ЗАЯВИ ПРО ПРИЙНЯТТЯ, ПЕРЕВЕДЕННЯ ТА ЗВІЛЬНЕННЯ»

 

Загальні вимоги до написання заяв

Заява – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Хоч заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів i написання тексту цього документа.

Заява, зазвичай, складається з таких реквізитів:

Адресат (назва організації або службова особа, до якої звертається заявник). Якщо заявникові відомі прізвище та ініціали керівника організації, їх можна написати після назви організації.

Допускається написання лише назви організації.

Автор (відомості про заявника: прізвище, ім’я, по батькові, зазначені повністю в родовому відмінку, домашня адреса, телефон, в окремих випадках – займана посада (професія) та структурний підрозділ, де він працює). Кожна з цих частин пишеться з окремого рядка. В заяві не прийнято застосовувати прийменник від.

Назва виду документа (пишеться посередині аркуша з великої літери (Заява).

Текст документа. Основний текст заяви пишеться з абзацу й викладається з коротким, але зрозумілим обґрунтуванням прохання, пропозиції чи скарги. За потреби повідомляється, які документи чи інші матеріали додаються до заяви.

Відмітка про наявність додатків. Якщо документ має не зазначені в тексті додатки, їх назви необхідно перелічити із зазначенням кiлькоcтi сторінок у кожному додатку та кiлькоcтi їх примірників. Нумерують додатки арабськими цифрами. Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.

Підпис (власний підпис заявника).

Дата документа. Дата написання заяви ставиться під текстом документа ліворуч.

Заяви оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4, що забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься. Пишеться заява власноручно (від руки) або на трафаретному бланку в одному примірнику. Незважаючи на те, що заява приватної особи має особистий характер, вона є офіційним документом, який має юридичну силу.

На заяві ставиться віза керівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста і резолюція керівника. Після чого заява надходить в кадрову службу, де й готується проект відповідного наказу.

 

Подання заяви про прийняття на роботу

Згідно з законодавством України про працю, влаштовуючись на роботу, громадяни подають письмову заяву з проханням зарахувати на певну посаду до певної організації чи її структурного підрозділу.

У рекомендаціях практиків наголошуються такі моменти при написанні заяви:

· місце проживання (адреса) повинне бути вказане фактичне, а не формальне – це в інтересах самого працівника (щоб коли виникне потреба, його не тільки можна було б знайти, але й допомогти – у разі захворювання чи нещасного випадку);

· у тексті заяви має бути вказане число, з якого претендент просить зарахувати його на роботу (часто таке число не вказане, а згодом виникають непорозуміння);

· текст повинен закінчуватися словами «з умовами праці й зарплати ознайомлений» – для правової повноти (легітимності) документа і для запобігання можливих конфліктних ситуацій у майбутньому;

· у заяві повинне бути вказане число її подання.

Разом із поданням заяви претендент повинен подати низку документів, передбачених Кодексом законів про працю і Правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо не подано хоч одного з передбачених документів, працівник кадрової служби має право відмовити в оформленні на роботу або відкласти оформлення до подання належних документів.

Законодавством заборонено приймати на роботу без відповідних документів, наприклад, Кодексом про адміністративні правопорушення встановлено матеріальну відповідальність (штраф) за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Стаття 191 КЗпП дає право роботодавцеві укладати трудові договори з особами віком до 18 років лише після проходження ними попереднього медичного огляду. Медична довідка необхідна також під час прийняття на роботу для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі.

Посадова особа, яка має право приймати на роботу, також робить документальні дії – на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається відповідний наказ.

У резолюції керівника повинно бути чітко визначено, на яких умовах зараховується майбутній працівник: посада, кваліфікаційний рівень, підрозділ, з якого числа зарахований. Можливі й спеціальні умови: випробувальний термін, попереднє стажування (за згодою працівника), неповний робочий день або тиждень (для підлітків, інвалідів, студентів чи школярів, матерів).

Зразок заяви про прийняття на роботу наведений у додатку.

 

Написання заяви про переведення на іншу посаду

Заяви про переведення на іншу посаду складають за аналогічною схемою, але ці документи мають певні особливості щодо написання деяких реквізитів:

· при адресуванні заяви керівнику організації, де працює її автор, достатньо назвати посаду i місце роботи (структурний підрозділ);

· у тексті заяви сформулюється прохання (висновок) i дається його обґрунтування (докази).

Зразок заяви про переведення на іншу посаду наведено в додатку.

 

Написання заяви про звільнення

При звільненні з роботи працівник мусить зазначати причину прийнятого ним власного рішення чи прохання.

У разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця, як уже зазначалося, необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого до нього подається письмове звернення.

Порядок надання згоди на розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, крім статей 43, 431 КЗпП, визначається також статтею 39 Закону України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності».

За допомогою стандартного бланка заяви про звільнення (форма 1к) і картки звільненого (форма 2к) можна зробити аналіз складу працівників за віком, статтю, стажем роботи, причин звільнення.

Зразок заяви про звільнення наведено в додатку.

 

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.

 

 

Зразок заяви про прийняття на роботу

 

Директорові ВАТ «Діло»

панові Зоренку М.М.

 

Череп Ніни Миколаївни,

яка мешкає за адресою:

вул. Костянтинівська, 12,

кв.17, Київ, 254071,

тел. 416-15-67

 

ЗАЯВА

 

Прошу прийняти мене на роботу на посаду провідного інженера відділу маркетингу.

З умовами праці й зарплати ознайомлена.

Додатки:

1) копія диплома про вищу освіту на 1 арк. в 1 прим.;

2) трудова книжка;

3) особистий листок з обліку кадрів на 3 арк. в 1 прим.

 

27.07.2018                                                                                                  Н.М.Череп

 

ПОГОДЖЕНО:

Головний інженер

_________ Г.В.Агафонов

         ^підпис

28.07.2018

 

Зразок заяви про переведення на іншу роботу

 

Директорові ВАТ «Діло»

Тарасенку М.М.

 

провідного інженера

відділу маркетингу

Череп Ніни Миколаївни

 

ЗАЯВА

 

Прошу перевести мене на роботу на посаду начальника відділу маркетингу.

 

20.12.2018                                                                                                  Н.М.Череп

 

ПОГОДЖЕНО:

Головний інженер

_________ Г.В.Агафонов

         ^підпис

21.12.2018

 

Начальник відділу маркетингу

_________ О.П.Луцій

         ^підпис

21.12.2018

Зразок заяви про звільнення

 

Директорові ВАТ «Діло»

панові Тарасенку М.М.

 

заступника начальника

відділу маркетингу

Череп Ніни Миколаївни

 

ЗАЯВА

 

Прошу звільнити мене у звязку з переїздом за місцем проходження служби мого чоловіка в с.Іванівка Підволочинського району Тернопільської області.

 

12.02.2019                                                                                                  Н.М.Череп

 

ПОГОДЖЕНО:

Головний інженер

_________ Г.В.Агафонов

         ^підпис

20.02.2019

 

Начальник відділу

маркетингу

_________ О.П.Луцій

         ^підпис

20.02.2019