Спеціальні системи документування

Інструктивно-методичні матеріали з дисципліни «Спеціальні системи документування»

до самостійної роботи №7

Тема: «Оформлення додатка до особового листка з обліку кадрів».

Мета: вивчити додаток до особового листка з обліку кадрів.

Треба вміти: працювати з додатком до особового листка з обліку кадрів.

Треба знати: основні правила оформлення додатка до особового листка з обліку кадрів.

 

Контрольні питання:

1.     Яке призначення додатку до особового листка з обліку кадрів?

2.     Які правила оформлення додатка до особового листка з обліку кадрів?

3.     Наведіть приклад заповнення додатку до особового листка з обліку кадрів.

 

Література:

1.     Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.

 

 

ТЕМА: «ОФОРМЛЕННЯ ДОДАТКА ДО ОСОБОВОГО

ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ»

 

Додаток до особового листка з обліку кадрів – документ, що слугує для оперативного внесення змін, що сталися з часу його оформлення. На титульній стороні додатка вказують прізвище, ім’я, по-батькові працівника, на якого заведена особова справа. Далі зазначають дані про роботу та номери наказів про призначення чи звільнення, відповідні дати та підписи тих, хто здійснював запис.

Якщо особа приймається в установу вперше, то першим записом буде вказана посада, на яку вона прийнята, із зазначенням числа, місяця, року, а також номера і дати відповідного наказу.

При звільненні працівника додатковий запис робити не потрібно. Достатньо під датою і номером наказу про зарахування поставити у знаменнику дату і номер наказу про його звільнення.

Якщо призначення працівника затверджується вищою установою, вказується найменування цієї установи, номер і дата відповідного наказу. Інколи до таблиці першого розділу вносять графу «Причина звільнення».

До другого розділу додатка заносять відомості про роботу за сумісництвом, зміни в облікових ознаках працівника (освіта, знання іноземних мов, учений ступінь), перепідготовку чи підвищення кваліфікації, нагородження, зміни сімейного стану, зміни місця проживання тощо. Усі записи повинні бути підтверджені відповідними документами про:

·       переміщення по службі, нагороди чи догани (накази з особового складу);

·       зміну прізвища, зміни сімейного стану (документи органів ЗАГСу та записи у паспорті);

·       освіту та підвищення кваліфікації (документи про закінчення навчальних закладів);

·       присвоєння вченого ступеня (документи Вищої атестаційної комісії тощо).

Записи необхідно робити регулярно, зразу після того, як відбулися зміни в облікових даних працівника. Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень правдивості відомостей особової справи взагалі.

Обов’язковим реквізитом додатка до особового листка з обліку кадрів є позначки про проведення перевірок наявності змін в особовій справі працівника. Позначки розміщуються на зворотному боці документа після інших відомостей і складаються з напису: «Особова справа перевірена».

Нижче ставиться дата і підпис особи, відповідальної за ведення особових справ з обліку кадрів. Зразок оформлення додатка до особового листа наведено в додатку.

 

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.