Спеціальні системи документування

 

План

1.     Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2.     Колективний договір.

3.     Положення про структурні підрозділи організації.

4.     Посадові інструкції.

5.     Плани та графіки виконання робіт.

 

Внутрішніми документами, що застосовують для регулювання трудової діяльності є Правила внутрішнього трудового розпорядку, Колективний договір, Положення про структурні підрозділи організації, Посадові інструкції, плани та графіки виконання робіт, тощо.

Центральне місце в системі нормативних актів, що регулюють трудову дисципліну, посідають правила внутрішнього трудовою розпорядку.

Правила внутрішнього трудового розпорядку – це нормативний документ, який визначає організацію та порядок роботи, а також пов'язані з цим права та обов'язки роботодавця і працівників. Вони мають на меті сприяти вихованню працівників, зміцненню трудової дисципліни, належній організації праці, раціональному використанню робочого часу та високій якості роботи.

Правила внутрішнього трудового розпорядку, зокрема, регламентують:

1) організацію праці, умови перебування на території підприємства, установи, організації під час виконання роботи та після її закінчення;

2) порядок прийняття і звільнення з роботи працівників;

3) основні права і обов'язки сторін;

4) робочий час і порядок його використання;

5) час відпочинку;

6) вили заохочень, підстави та порядок їх застосування;

7) відповідальність роботодавця і працівників та інші положення.

На основі нормативних актів вищого рівня розробляються внутрішньо-організаційні документи, що створюють правові рамкові умови для регулювання трудової діяльності всього персоналу, включаючи і посаду секретаря-референта.

Локальні нормативні акти розробляються власником організації або уповноваженим ним органом за участю виборного профспілкового органу і приймаються загальними зборами (конференцією) даного підприємства, організації. До локальних джерел можна віднести: колективні договори, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про преміювання, угоди з питань охорони праці.

Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом – це сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядчого, технічного, техніко-економічного та економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали та інші документи, затверджені в установленому порядку компетентними органами або керівництвом організації.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу управління персоналом. Воно полягає в організації розробки та застосування методичних документів, а також ведення нормативного господарства в системі управління персоналом. Нормативно-методичні матеріали групуються за їхнім змістом. Розрізняють 3 групи документів:

1) нормативно-довідкові документи;

2) документи організаційного, організаційно-розпорядчого та організаційно-методичного характеру;

3) документи технічного, техніко-економічного та економічного характеру.

Нормативно-довідкові документи містять норми і нормативи, необхідні при вирішенні задач організації та планування праці у сфері матеріального виробництва і управління. До них відносять:

Положення про персонал – документ, що відображає питання професійного і соціального розвитку трудового колективу, його взаємин з адміністрацією, гарантованості зайнятості персоналу та інші питання;

Класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів – документ, призначений для розв'язання задач, пов'язаних з оцінюванням чисельності робітників і службовців з урахуванням складу і розподілом кадрів за:

1) категоріями персоналу;

2) рівнем кваліфікації;

3) ступенем механізації і умовами праці та інше.

Документи організаційного, організаційно-розпорядчого та організаційно-методичного характеру. Документи цієї групи регламентують задачі, функції, права, обов'язки підрозділів і окремих працівників системи управління персоналом; містять методи і правила виконання робіт з управління персоналом. До цієї групи документів належать:

посадова інструкція – документ, що регламентує діяльність кожної посади і містить вимоги до працівника, що обіймає цю посаду;

положення про підрозділ – документ, що регламентує діяльність структурного підрозділу організації: завдання, функції, права, відповідальність;

штатний розпис – організаційно-розпорядчий документ, що містить перелік найменувань посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад і розмірів посадових окладів. Штатний розпис затверджується власником підприємства, керівником або вищим органом.

Документи технічного, техніко-економічного та економічного характеру. Ці документи містять правила, норми, вимоги, які регламентують стандарти всіх категорій і видів технічних та економічних аспектів функціонування системи управління персоналом. Норми планування приміщень і робочих місць, стандарти, технічні установки, тарифні ставки, коефіцієнти доплати.

Питання до самоконтролю:

1.     Перелічіть нормативно-правові документи, що регламентують трудову діяльність в установі.

2.     Що регламентують правила внутрішнього трудового розпорядку?

3.     Для чого потрібен колективний договір?  Чи обов’язково його укладати?

4.     Яке призначення положення про структурні підрозділи організації?

5.     Яке призначення посадових інструкцій? Хто повинен їх складати?

 

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.