Спеціальні системи документування

План

1.     Погодження часу відпусток у графіку.

2.     Відпустка на підставі заяви.

3.     Період для відпусток окремих категорій працівників.

4.     Оформлення наказу керівника щодо надання щорічних відпусток.

5.     Особливості надання відпустки при звільненні працівника.

6.     Поділ щорічних відпусток.

7.     Перенесення відпустки на інший строк.

 

Як відомо, порядок надання щорічної відпустки залежить від того, за який робочий рік вона надається - за перший рік роботи на підприємстві чи наступні. Але це ще далеко не все, що треба знати про особливості надання та оформлення відпусток.

Коли працівник може взяти відпустку повної тривалості

У перший рік роботи право на щорічну відпустку (як основну, так і додаткову) повної тривалості у працівника виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. У разі надання працівникам щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.

Відпустки за другий і наступні роки роботи на підприємстві можуть бути надані працівникові в будь-який період відповідного робочого року.

Роботодавцеві слід пам’ятати про випадки обов’язкового надання щорічних відпусток повної тривалості (ст. 11 Закону):

1) працівникам віком до 18 років - надається протягом робочого року;

2) працівникам, які мають право на додаткові щорічні відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці - надається протягом робочого року;

3) працівникам, яким щорічна відпустка не надавалася два робочі роки поспіль.

Погодження часу відпусток у графіку

Законом про відпустки, передбачено такий порядок погодження періодів надання щорічних відпусток працівникам:

1)  При складанні графіків ураховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складенні графіка мають враховуватися також і інтереси роботодавця;

2) після врахування інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації;

3) затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.

Ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не міститься вказівка на строк, коли має бути складений та затверджений графік відпусток. Як правило, графіки відпусток складаються щороку, на початку календарного року.

Звертаємо увагу на те, що працівники, час відпусток яких визначається графіками, мають право йти у відпустку в обумовлений термін без додаткового подання заяв про надання відпусток. Законодавство про працю не вимагає їх подання. А для роботодавця (відділу кадрів) підставою для наказу про надання відпустки у цьому випадку буде графік відпусток, затверджений в описаному вище порядку. При цьому у наказі має бути визначений конкретний період відпустки працівника.

Відпустка на підставі заяви

На багатьох підприємствах графіки відпусток не складаються. У таких випадках підставою для надання відпустки є заява працівника, в якій вказується, з якого числа і на який строк працівник хоче піти у відпустку. За наявності права на додаткову відпустку працівник повинен вказати підставу для надання такої відпустки.

Заява також подається у разі, якщо працівник з певних обставин бажає піти у відпустку в інший час, ніж той, що передбачений графіком.

Коли власник (уповноважений ним орган) візує заяву, то або погоджується із запропонованим працівником строком, або вносить свої корективи, про що повідомляє працівника. Заява, підписана керівником, передається до відділу кадрів, який готує наказ про надання відпустки, що потім передається до бухгалтерії.

Працівники, які можуть взяти відпустку в будь-який зручний час

Є категорія працівників, яким власник зобов’язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час, що слід враховувати при складанні графіка.

До таких працівників належать (ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки):

1) особи віком до 18 років;

2) інваліди;

3) жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

4) жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

5) одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);

6) опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

7) дружина (чоловік) військовослужбовця;

8) ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

9) ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;

10) батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

11) працівники, віднесені до 1-ї та 2-ї категорії потерпілих внаслідок аварії на ЧАЕС;

12) один із батьків дитини, якій встановлено інвалідність, пов’язану з Чорнобильською катастрофою, або особа, яка замінює батьків (п. 3 ч. 3. ст. 30 Закону №796);

13) інші категорії працівників, передбачені законодавством.

Період для відпусток окремих категорій працівників

Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Працівникам, які навчаються у навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.

Оформлення наказу керівника

Надання щорічних відпусток за графіками чи на підставі заяв працівників має оформлятися наказом керівника підприємства. Для цього можна використати типову форму №п-6 «Наказ про надання відпустки», затверджену наказом Мінстату України від 09.10.95 р. №253, а можна й спрощену форму наказу (див. зразок ).

Наказ складається у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а другий - у бухгалтерії. Зворотний бік типової форми № п-6 потрібен для розрахунку суми відпускних. До неї вписують:

- заробітну плату за 12 останніх місяців окремо за періодами;

- розрахункову середньоденну заробітну плату;

- розрахункову суму відпускних, у тому числі за періодами, якщо відпустка припадає на кілька календарних місяців, із зазначенням нарахувань і утримань за кожною статтею.

На підставі наказу відділ кадрів робить відповідний запис у розділі IV «Відпустки» в особовій картці працівника. У цьому розділі зазначається: вид наданої відпустки, за який період часу вона надається, дати початку і закінчення відпустки, а також дата і номер наказу керівника підприємства про надання відпустки працівнику.

Водночас начальник відділу ставить відповідні відмітки у «Табелі обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати», типову форму якого (№п-12) затверджено наказом №253.

Якщо у відпустку йде група працівників, можна скласти «Список про надання відпустки» на всю групу за типовою формою №п-7, затвердженою наказом №253. Список аналогічно до наказу на відпустку складають у двох примірниках.

Коли відпустка переноситься на інший строк

За згодою сторін щорічну відпустку можна перенести на інший період. Ініціатором перенесення при цьому може бути як працівник, так і роботодавець.

На прохання працівника відпустка має бути обов’язково перенесена лише у двох випадках: якщо працівник за два тижні до встановленого графіком терміну не отримав письмового повідомлення про відпустку або йому не були виплачені відпускні за три дні до початку відпустки.

Власник може бути ініціатором перенесення лише у виняткових випадках, коли надання щорічної відпустки працівникові у раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надано у поточному робочому році.

При цьому таке перенесення можливе лише за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації.

Перенесення відпустки можливе не лише за бажанням однієї зі сторін, а й в обов’язковому порядку. Згідно Закону про відпустки, щорічна відпустка переноситься у разі:

1) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;

2) виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;

3) настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

4) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період. У разі перенесення невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

При перенесенні відпустки її новий строк встановлюється за домовленістю між працівником і роботодавцем. Перенесення здійснюється на підставі відповідної заяви працівника, де вказується дата бажаного відпочинку і період.

Поділ щорічних відпусток

На прохання працівника та за згодою з роботодавцем щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості. Проте основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів. Це може бути як перша частина, так і друга і т. д.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові, як правило, до кінця робочого року, але в будь-якому випадку не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Особливості надання відпустки при звільненні працівника

Відповідно до ст. 3 Закону про відпустки, за бажанням працівника в разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення у такому разі вважатиметься останній день відпустки.

Якщо працівник з будь-яких причин не скористався своїм правом на щорічні відпустки за кілька попередніх років, він має право використати їх, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток згідно зі статтею 24 Закону про відпустки.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Коли працівник може взяти відпустку повної тривалості?

2.     Як відбувається погодження часу відпусток у графіку?

3.     Як оформлюється відпустка на підставі заяви?

4.     Назвіть реквізиту наказу «Про відпустки».

5.     Коли відпустка переноситься на інший строк?

6.     Як можна поділити щорічну відпустку?

7.     Які особливості надання відпустки при звільненні працівника?

 

Література: Закон України «Про відпустки», затв. Постановою ВР від 15.11.1996 № 505/96-ВР.

 

 

Зразок

 

Форма графіка надання відпусток

 

 

 

 

 

 

 

 

Зразок

Повідомлення про дату початку відпустки

 

 

Керівнику відділу кадрів Кравченко Д.Е.                           Директору ЗОШ № 1

До наказу                                                                м. Новомосковськ

14.05.2018                                                               Катеринославській  Ганні Олегівні

секретаря

Лукашенко Марини Іванівни

 

Заява

Прошу надати щорічну відпустку за 2018 календарний рік на 24 календарні дні з   04 червня 2018 р.

 

14.05.2018                                                                                              підпис

 

 

ПОГОДЖЕНО:                                                        ЗАТВЕРДЖУЮ:

Голова профспілкового комітету                                       Директор

 ___________ А.В. Іванов                                         __________ Г.О. Катеринославська

05.01.2018                                                               06.01.2018  

                                                                     

 

Графік

відпусток працівників ЗОШ № 1 м. Новомосковськ

 

№ з.п.	ПІП	Посада	Вид відпустки		Кількість календарних Днів відпустки		Місяць надання відпустки	підпис
			шорічна	основна
					основна	додаткова
1.	Лукашенко М.І.	секретар	щорічна	основна	24		червень	підпис

 

                                         

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУК УКРАЇНИ

Новомосковськ загальноосвітня школа № 1

НАКАЗ

02.06.2018                                              м.Новомосковськ                                       № 57-О

Про надання щорічної відпустки

Лукашенко М.І.

 

НАДАТИ: ЛУКАШЕНКО Марині Іванівні, секретарю, щорічну відпустку за 2018 календарний рік на 24 календарні дні з  04 червня 2018 року по 27 червня 2018 року.

Підстава: заява Лукашенко М.І. від 14.05.2018, графік відпусток на 2018 рік.

 

Директор                                                 підпис                     Г.О. Катеринославська                     

 

Візи:

Головний бухгалтер    підпис      О.І.Варенко

14.05.2018

Юрист   підпис    О.Е.Каневська

14.05.2018

Керівник відділу кадрів     підпис    Д.Е.Кравченко

14.05.2018

 

Журнал реєстрації наказів з особового складу                      

№ з.п.	Дата та індекс документа	Короткий зміст	Відмітка про виконання документа
1.	14.05.2018 № 57-О	Про надання щорічної відпустки Лукашенко М.І.	виконано

 

Журнал обліку відпусток

 

№ з.п.	ПІП	Посада	Кількість календарних днів відпустки	За який робочий рік	Коли використана в минулому робочому ропі	Дата по плану	Коли використана фактично	Підстава	Підпис працівника
1.	Лукашенко М.І.	секретар	24	2017- 2018	Травень 2016-2017	04.06.2018- 27.06.2018	04.06.2018- 27.06.2018	14.05.2018 № 57-О