Спеціальні системи документування

 

 

 

 

План

1.     Сутність звернення громадян до органів державного управління.

2.     Особливості складання окремих документів.

3.     Термін розгляду і відповідальність за порушення термінів розгляду звернень.

4.     Реєстрація звернень в державних органах управління.

5.     Організація прийому громадян у міській державній адміністрації.

 

Сутність звернення громадян до органів державного управління

та місцевого самоврядування

Інструкція з діловодства районної державної адміністрації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності районної державної адміністрації і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до передачі в архів.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства зі зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Тож громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об’єднань громадян, установ, організацій незалежно від форм власності, підприємств, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Військовослужбовці, працівники органів внутрішніх справ і державної безпеки мають право подавати звернення, які не стосуються їх службової діяльності.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на ї території, мають таке же право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

 

Особливості складання окремих документів

Пропозиція (зауваження) – це звернення громадян, де висловлюється порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюється думки щодо регулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – це звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності підприємств, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушення діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об’єднань громадян, підприємств, посадових осіб.

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, установам, організаціям незалежно від форм власності, об’єднанням громадян, підприємствам або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.

Звернення може бути усним чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформленні відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою, так і групою осіб. Письмове звернення повинно бути підписано заявником зі зазначенням дати.

А також, звернення, оформлене без дотримання цих вимок, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через 10 днів від дня його надходження.

Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду. Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернень з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність, незнання мови звернення.

Забороняється переслідування громадян і членів їх сімей за подання звернення до органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, підприємств, посадових осіб за критику у зверненні їх діяльності та рішень.

 

Термін розгляду і відповідальність за їх порушення

Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у звернені питання неможливо, керівник відповідального органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушений у зверненні не може перевищувати 45 днів.

У випадку задоволення скарги, орган або посадова особа, які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов’язані з поданням і розглядом скарги, обґрунтовані витрати, понесені у зв’язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного органу і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку.

Громадянину на його вимогу і в порядку можуть бути відшкодовані моральні збитки, завдані неправомірними діями або рішеннями органу чи посадової особи при розгляді скарги.

Витрати ж, зроблені органом державної влади, місцевого самоврядування, установою, організацією незалежно від форм власності, об’єднанням громадян, підприємствам, засобами масової інформації у зв’язку з перевіркою звернень, які містять завідомо неправдиві відомості, можуть бути стягнуті з громадянина за рішенням суду.

Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян відповідно до своїх повноважень здійснюють Верховна Рада України, народні депутати України, Президент України, Кабінет Міністрів України, Уповноважений з прав людини Верховної Ради України, обласні, Київська та Севастопольська, міські, районні, районні в містах Києві та Севастополі державні адміністрації, сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі комітети, депутати місцевих рад, а також міністерства інші центральні органи виконавчої влади щодо підпорядкованих їм підприємств, установ та організацій.

 

Реєстрація звернень в державні органи управління

Діловодство по зверненню громадян ведеться окремо від інших видів діловодства. Відповідальність несе посадова особа, керівник служби і апарат.

Порядок реєстрації є реєстраційне застосування журналу (комп’ютер) та картки (реєстраційно-контрольна картка) (див. Додаток).

 

Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації

Прийом громадян у місцевій державній адміністрації здійснюють голова місцевої державної адміністрації, перший заступник, заступники голови місцевої державної адміністрації згідно з графіком, затвердженим головою місцевої державної адміністрації. Порядок прийому громадян у місцевій державній адміністрації, запис на прийом до керівників державної адміністрації проводить відділ по роботі зі зверненнями громадян.

Організацію прийому громадян головою місцевої державної адміністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян, першим заступником та заступниками голови – відповідні секретаріати.

Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнями громадян та секретаріати першого заступника та заступників голови місцевої державної адміністрації. Результати їх виконання доповідаються керівникам місцевої державної адміністрації у встановлені строки.

Письмові звернення громадян, що надходять до місцевої державної адміністрації, приймаються, реєструється та попередньо розглядаються відділом із звернення громадян місцевої державної адміністрації, який передає їх відповідним секретаріатам для доповіді керівникам місцевої державної адміністрації та розгляду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнями можуть надсилатися на розгляд районним державним адміністраціям відділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.

Контроль за своєчасним виконанням та якісним розглядом звернень громадян у місцевій державній адміністрації здійснюють:

Відділ по роботі зі зверненнями громадян по звернення, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і поставлених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;

Секретаріати першого заступника, заступників голови місцевої державної адміністрації по письмових зверненнях, які надійшли з органів державної влади та управління вищого рівня, депутатів всіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до місцевої державної адміністрації для розгляду, а також по зверненнях, які надійшли до місцевої державної адміністрації.

Відділ по роботі із зверненнями громадян місцевої державної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз роботи по прийому громадян і розгляду письмових звернень у місцеву державну адміністрацію та інформує голову місцевої державної адміністрації за підсумками роботи за півріччя та рік.

 

Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації

Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації здійснюється прес-службою через засоби масової інформації.

Джерелами інформації є: Розпорядження місцевої державної адміністрації; протоколи нарад; плани офіційних та робочих заходів голови, першого заступника і заступників голови місцевої державної адміністрації.

Керівники структурних підрозділів секретаріату місцевої державної адміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою та оперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якої погоджується з головою або відповідними заступниками голови місцевої державної адміністрації.

 

Питання до самоконтролю:

1.     В чому полягає сутність звернення громадян до органів державного управління?

2.     В чому полягають особливості складання громадянами пропозицій та заяв у місцеві органи влади?

3.     Назвіть особливості складання скарг?

4.     Що таке звернення до органів державного управління та місцевого самоврядування?

5.     Назвіть термін розгляду і відповідальність за порушення термінів розгляду звернень.

6.     Як реєструють звернення в державних органах управління?

7.     Як організовується прийом громадян у міській державній адміністрації?

8.     Як здійснюється інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації?

 

Література: Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навчальний посібник. – К.: Центр учбової літератури, 2007.

 

Зразок оформлення реєстраційно-контрольної картки звернення в органи держ. управління

 

020305   Реєстраційно-контрольна картка Тел.   2000     Відмітка про контроль Кореспондент ________________                                                 Район ___ _           Тип звернення                                                Адреса                                                Категорія               Вид документу                                                (соціальний стан)                                  Дата народження   Звідки одержано   Індекс документу   Дата надіслання Одержано           Признано   Попередні звернення             Короткий зміст   Питання   Підпитання   Розглянуто   Підпис             Резолюція   Термін виконання   Автор резолюції   Фактично виконано за __________днів   Попередня відповідь   Результат розгляду

Лицева сторона

 

 

 

Зворотна сторона

 

Хід виконання   Дата передачі на виконання   Виконавець   Підпис в отриманні   Записи про продовження терміну   Контрольні відмітки               Перевірено на місці “___” ______ року _______________                                                                   працівником апарату Дата, індекс виконання  ___________________________ Адресат   Результат розгляду питань     З контролю зняв ______________ Справа ______том ____ аркушів ___________ фонд _______ Опис ___________ Справа ________________