Спеціальні системи документування

 

План

1.     Атестація: визначення поняття, мета, завдання.

2.     Правове регулювання атестації.

3.     Підготовка до проведення атестації.

 

Атестація: визначення поняття, мета, завдання

Роль працівників апарату управління у діяльності суб’єктів господарювання неоціненна, а їх компетентність складає основу успішного господарювання. З метою встановлення відповідності рівня знань, кваліфікації працівника займаній посаді проводять атестацію.

Періодичній атестації підлягають працівники апарату управління підприємств, організацій та установ: керівники, спеціалісти та фахівці. Робітники і технічні службовці процедуру атестації не проходять.

Атестація – це спосіб визначення спроможності працівників ефективно виконувати покладені на них службові обов’язки.

Мета атестації розкривається у її завданнях.

Завдання атестації:

·  об’єктивно оцінити результати діяльності працівників щодо виконання ними своїх обов’язків;

·  встановити з урахуванням кваліфікації, ділових та особистих якостей працівників їх відповідність зайнятим посадам;

·  визначення ділових якостей і організаційних здібностей працівників, ступеня відповідності їх займаній посаді;

·  виявити перспективних, енергійних, творчо мислячих та ініціативних працівників для включення до резерву на заміщення вищих посад;

·  поліпшити організацію добору, розміщення та використання керівників, професіоналів та фахівців;

·  перегляд кандидатур, розстановка і використання керівників, спеціалістів та службовців, підвищення їхньої кваліфікації;

·  розробити пропозиції: а) щодо вдосконалення роботи з кадрами; б) щодо підвищення ефективності праці як окремих працівників так і підрозділів;

·  виявлення та усунення недоліків у роботі з кадрами в підрозділах.

З урахуванням цілей проведення атестації можна говорити про дві її складові частини: оцінку праці та оцінку персоналу.

Оцінка праці спрямована на зіставлення якості та обсягу фак­тичної праці з планованим результатом праці, що подана в техно­логічних картах, планах і програмах роботи підприємства. Оцінка праці дає можливість оцінити її кількість, якість та інтенсивність.

Оцінка nepcoнaлy дозволяє вивчити ступінь підготовленості працівників до виконання саме того виду діяльності, яким вони займаються, а також виявити рівень їх потенційних можливостей для оцінки перспектив росту.

Практика управління показує, що організації використовують у більшості випадків одночасно обидва види оцінки діяльності працівників, тобто оцінку праці та оцінку якостей, що впливають на досягнення результатів.

Атестація має здійснюватися на засадах законності, об’єктив­ності, гласності, колегіальності та неупередженості.

 

Правове забезпечення атестації

Атестація керівників, професіоналів і фахівців проводиться на підприємствах на основі постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок проведення атестації працівників керівного складу державних підприємств» №1571 від 27 серпня 1999 р. та Положення про про­ведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №1922 від 28 грудня 2000 р.

Підприємства недержавних форм власності самостійно розробляють Положення про проведення атестації працівників керівного складу. У практичній роботі з атестації підприємства керуються наказами галузевих міністерств і відомств. З урахуванням організаційних, виробничих та інших галузевих особливостей міністерствами, відомствами встановлюється єдина періодичність проведення атестації для всіх підвідомчих підприємств – один раз на три або п’ять років. Виняток становлять лінійні керівники (майстри, старші майстри, начальники цехів та дільниць), яких атестують раз у два роки.

Дотримання вимог єдності в періодичності й термінах проведення атестації є обов’язковою умовою її успішного проведення.

Атестацію не варто розглядати як одноразовий захід. Це складний процес, який не обмежується процедурою визначення відповідності працівників займаним посадам. Атестація передбачає проведення різ­них за змістом і трудомісткістю організаційних робіт. Підготовку до проведення атестації здійснює відділ кадрів за активної участі керівни­ків структурних підрозділів та громадських організацій підприємства.

 

Підготовка до проведення атестації

Від того, наскільки вчасно, чітко й у відповідності з Положенням про порядок проведення атестації виконано роботи на першому етапі залежать кінцеві результати атестації, її позитивний вплив на профе­сійно-кваліфікаційний склад кадрів, підвищення їхньої творчої та гро­мадської активності, поліпшення організації праці і в кінцевому під­сумку – зростання ефективності та якості роботи.

Наказ. Підготовка до проведення атестації починається з видання керів­ником підприємства наказу, в якому відповідно до наказу міністерст­ва, відомства чи рішення власника визначаються: • строки проведення атестації; • посади працівників, що підлягають атестації; • графіки проведення атестації; • завдання керівників підрозділів, у тому числі відділу кадрів, у про­веденні атестації; • склад атестаційної комісії.

У період підготовки до атестації складають список працівників, що підлягають атестації, необхідні документи на них, проводять роз’яс­нювальну роботу щодо мети і порядку проведення атестації. У разі необхідності розробляють методичні матеріали з виконання окремих робіт, пов’язаних з атестацією, уточнюють положення про підрозділи та посадові інструкції, що застосовуються на підприємстві, з метою приведення цих документів у відповідність до фактично закріплених за працівниками функцій і до розподілу обов’язків між керівниками та спеціалістами різної кваліфікації, який склався в процесі діяльнос­ті. З цієї метою використовують Довідник кваліфікаційних характерис­тик професій працівників.

Доцільно також передбачити проведення заходів щодо вдоскона­лення організації колективної та індивідуальної праці керівників, про­фесіоналів і фахівців, усунення паралелізму та дублювання в їхній ді­яльності, виключення з посадових обов’язків робіт, не властивих ви­конавцям відповідної кваліфікації.

Строки проведення атестації. Строки проведення атестації мають включати час на підготовку до атестації, час на атестацію та прийняття рішень. Ці строки затверджу­ються керівником підприємства виходячи зі строків, визначених у наказі міністерства, відомства. Оптимальним можна вважати три-шестимісячний строк, протягом якого має проводитися атестація. Це залежить від кількості працівників, які підлягають черговій атестації, та кількості створених атестаційних комісій.

Так, на підприємствах, де кількість працівників, які атестуються, не перевищує 40-50 осіб, відповідна робота може бути проведена менш ніж за три місяці, а на підприємствах зі значно більшою кількістю людей, які проходять атестацію, навіть за наявності кількох атестаційних комісій доцільно передбачити збільшення строків.

За великої кількості працівників, що підлягають атестації, остан­ню буває не можна завершити і протягом одного року. Тоді доцільно здійснити розподіл загальної кількості атестованих за роками в межах установленої періодичності. Однак, слід дотримуватися вимоги обо­в’язкового підбиття підсумків за результатами атестації та прийняття відповідних рішень як після завершення атестації заздалегідь визна­ченої кількості працівників або наприкінці чергового року, так і по закінченні всього періоду атестації.

Список осіб, які підлягають атестації. Список працівників, які підлягають атестації, складається за під­розділами підприємства. Не слід виключати з числа працівників, що підлягають атестації, тих керівників і фахівців, які не мають освіти, необхідної для зайняття тих чи інших посад відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, які підлягають заміщенню фахівцями з вищою і середньою спеціальною освітою.

Від чергової атестації звільняються керівники, професіонали та фахівці: які пропрацювали на посаді менше одного року; молоді спеціалісти в період строку обов’язкової роботи за призначенням після закінчення навчальних закладів; вагітні жінки і жінки, які мають дітей у віці до одного року; пенсіонери та особи, які працюють за контрактом і терміновим договором, та особи, посади яких підлягають скороченню.

Атестація цих працівників проводиться після закінчення строку звільнення від чергової атестації.

Особи, які згідно з чинним законодавством призначаються або обираються на посаду на певний термін (визначений Зако­ном, положенням про орган), передпенсійного віку, вагітні жін­ки проходять атестацію за власним бажанням.

Оскільки відповідність працівників займаним посадам об’єктивно можна визначати тільки за результатами фактичної роботи, їх атеста­цію слід проводити не раніше ніж через рік після закінчення встанов­леної відстрочки. (зразок списку працівників подано в додатку 2)

Графіки атестації. Графіки проведення атестацій складаються відділом кадрів разом з керівниками структурних підрозділів підприємства і доводяться до відома атестованих не пізніше, ніж за 1 місяць до початку атеста­ції.

При складанні графіка атестації необхідно виходити із: загальної кількості працівників, які підлягають черговій атестації; строків про­ведення атестації, установлених міністерством, відомством чи влас­ником; кількості атестаційних комісій, що створюються на підприємс­тві; норм часу, що витрачається на атестацію однієї особи.

З метою об’єктивної оцінки працівників, які атестуються, підготовки об’єктив­них та конкретних рекомендацій за результатами атестації доцільно на одному засіданні проводити атестацію не більше 12 осіб. (зразок графіку атестації подано в додатку)

У графіку проведення атестації рекомендується вказувати: назву підрозділу, в якому працює особа, що підлягає атестації; прізвище, ім’я, по батькові; посаду; дату подання до атестаційної комісії необхідних документів; дату засідання атестаційної комісії; посади, прізвища, імена, по батькові працівників, які відповідають за підготовку до атестації.

У графіку необхідно передбачити таку послідовність. Спочатку ате­стують працівників підрозділів підприємства, а потім їх керівників. Це сприяє об’єктивному аналізу діяльності підрозділів у цілому, все­бічному оцінюванню результатів роботи як керівника, так і підлеглих, визначенню шляхів удосконалення їхньої праці. Члени атестаційних комісій проходять атестацію на загальних підставах разом з працівни­ками тих підрозділів, де вони працюють.

До графіків включаються працівники, яким відповідно до чинного порядку була призначена повторна атестація через рік після проходжен­ня чергової (тобто особи, визнані за результатами атестації такими, що відповідають займаним посадам за умови виконання ними рекомен­дацій атестаційної комісії), а також працівники, у яких закінчився строк звільнення від чергової атестації.

У графіках доцільно враховувати резерви часу для проведення атес­тації працівників, які були відсутні з поважних причин(відрядження, виконання державних або громадських обов’язків, хвороба тощо) у дні, на які була призначена їх чергова атестація. Однак такі корективи в графіках не повинні призводити до порушення загальних строків атестації, визначених наказом керівника підприємства.

Склад атестаційної комісії. До складу атестаційної комісії входять голова, члени комісії та секретар. Головою комісії призначається керівник підприємства або один з його заступників. У разі створення кількох атестаційних комі­сій їх можуть очолювати заступники керівника або головні спеціалісти. Члени та секретар атестаційної комісії призначаються з числа керівників і висококваліфікованих професіоналів підприємства. До складу атестаційних комісій включають також представників громад­ських організацій. Обов’язковою є участь в комісії представників профспілкової організації, що забезпечує захист законних прав та інтересів працівників, які проходять атестацію.

Кількість і склад атестаційних комісій визначаються з урахуван­ням кількості працівників, які підлягають атестації, встановлених строків проведення атестації, територіального розміщення підрозді­лів підприємства. Виходячи з цього створюються одна або кілька атестаційних комісій з окремою спеціалізацією, що забезпечує ретель­ний та об’єктивний розгляд діяльності працівників, непарною чисельністю (як правило, від 5 до 11 чоловік). Наприклад, мо­жливе створення окремих комісій для атестації працівників апарату управління підприємства в цілому або за групами підрозділів та ко­місій для атестації працівників виробничих підрозділів також у ці­лому або за групами.

Для проведення чергової атестації спеціалістів, які своєчасно не пройшли її з поважних причин, а також повторної атестації кадрів за рішенням комісії через рік, керівники підприємств призначають нові комісії, якщо навіть їх склад залишається незмінним

Атестаційні комісії у своїй роботі керуються Положенням про про­ведення атестації на підприємстві та відповідним наказом по підпри­ємству.

Під час підготовки до проведення атестації голова комісії визна­чає порядок проведення засідань комісії, обговорює з її членами вимоги, яким повинні відповідати працівники, що обіймають різні посади, зміст можливих і доцільних рекомендацій за результатами атестації, необхідність уважного ставлення до пропозицій і заува­жень працівників щодо вдосконалення техніки і технології, органі­зації виробництва, організації праці та управління, а також шляхи забезпечення в ході проведення атестації сприятливої обстановки для об’єктивного і доброзичливого обговорення діяльності праців­ників.

У період підготовки до атестації між членами комісій розподіля­ються обов’язки щодо організації в різних підрозділах підприємства роз’яснювальної роботи стосовно строків і порядку проведення атестації, здійснення контролю за повнотою і якістю підготовки, своє­часністю (відповідно до затвердженого графіка) подання до комісії необхідних документів, що характеризують діяльність, ділові та особистісні якості працівників.

З числа членів атестаційних комісій призначаються відпові­дальні, які повинні не пізніше ніж за тиждень до засідання уточни­ти з урахуванням змін списки працівників, що підлягають атеста­ції, перевірити відповідність наданих матеріалів встановленим ви­могам.

Необхідні документи на працівників, які проходять атестацію, по­даються атестаційній комісії не пізніше ніж за два тижні до дня атес­тації.

Підготовка необхідних документів на працівників, які підлягають атестації передбачає заповнення атестаційних листів у двох примір­никах та складання відгуків-характеристик на кожного працівника, що підлягає черговій атестації.

Завдання керівників структурних підрозділів. Завдання керівників підрозділів у проведенні атестації полягає в першу чергу у підготовці необхідних документів на працівників, які підлягають атестації. До таких документів належить відгук-характеристика на працівника, що підлягає атестації, яку складає його безпосередній керівник. Підготовка відгуку-характеристики є досить відповідальною роботою, оскільки від повноти і достовірності цього документа значною мірою залежить об’єктивність оцінки діяльності працівника, а отже, і дієвість всієї атестаційної роботи.

Відгуки-характеристики складаються з дотриманням однакових вимог щодо форми і послідовності викладу змісту. Це полегшує розгляд відгуків-характеристик атестаційними комісіями та дає змогу повніше охарактеризувати працівників, оскільки діяльність останніх відображається в цих документах різнобічно й докладно.

У службовій характеристиці зазначають сильні та слабкі сторони працівника відповідно до вимог посадової інструкції, висвітлюють його виробничу діяльність. Висновок про відповідність чи невідповідність займаній посаді не записується.

Доцільно, щоб службова характеристика містила: загальні відомості (прізвище, ім’я, по батькові, посада, стаж роботи на посаді); професійні знання, рівень володіння державною та іноземними мовами; аналіз виконання посадових обов’язків, досвід роботи за фахом; ділові якості; особисті якості; результативність роботи, що виконується; підвищення кваліфікації; можливості професійного і службового просування; зауваження і побажання працівникові, якого атестують; висновок про відповідність займаній посаді.

Працівника ознайомлюють із службовою характеристикою під розпис під час співбесіди з безпосереднім керівником. У ході співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні результати роботи працівника, визначатися недоліки та шляхи їх подолання. При цьому працівнику має бути надана можливість ставити запитання, коментувати зауваження та висновки щодо своєї роботи. Уразі незгоди зі змістом характеристики працівник може подати до атестаційної комісії відповідну заяву із зауваженнями чи додатковими відомостями.

Працівник, що атестується, заздалегідь, але не пізніше ніж за тиждень до атестації, має бути ознайомлений з підготовленим на нього відгуком-характеристкою. Атестаційний лист попередньої атестації працівника та відгук-характеристика подаються до атестаційної комісії не пізніше ніж за два тижні до атестації. (зразок відгуку-характеристики подано в додатку)

Підготовка атестаційних листів покладається на секретаря комі­сії. До засідання атестаційної комісії секретар заповнює загальні дані, а саме: прізвище, ім’я, по батькові працівника, який атестується; рік народження; освіта; спе­ціальність; загальний трудовий стаж, у тому числі за спеціальністю; займана посада. У рядку «Стаж роботи на посаді» вказують дату призначення на посаду та інші загальні реквізити. Результати атестації заповнюються в ході засідання атестаційної комісії. 

Роз’яснювальна робота. Роз’яснювальна робота в підрозділах щодо мети і порядку прове­дення атестації покладається на їх керівників і членів атестаційних комісій відповідно до наказу керівника підприємства про проведення атестації.

У період підготовки до атестації члени атестаційної комісії організо­вують інструктивні наради з керівниками підрозділів, на яких визнача­ють мету і порядок проведення атестації; роз’яснюють вимоги щодо складання відгуків-характеристик; термінів їх підготовки та ознайом­лення з їх змістом атестованих, а також подання до атестаційної комісії. Працівникам, які атестуються, надається можливість ознайомитися з Положенням про проведення атестації працівників. Атестованим дово­дять строки виконання окремих етапів атестації, вимоги, яким повинен відповідати працівник, що обіймає ту чи іншу посаду, рекомендують приблизний план їхніх повідомлень на засіданні атестаційної комісії.

Проведення засідань атестаційних комісій. Засідання атестаційної комісії проводяться в дні і години, встанов­лені графіками проведення атестації. Протягом одного засідання комісії атестують не більше як 12 чоловік. Заміна членів комісії іншими посадовими особами можлива лише у виняткових випадках і тільки згідно з наказом керівника організації.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Розкрити сутність і значення періодичної атестації працівників.

2.     Які завдання вирішує керівництво організації шляхом проведення атестації?

3.     Хто на підприємстві організовує і проводить атестацію?

4.     Охарактеризуйте правове забезпечення проведення атестації працівників.

 

Література: Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство. – К.: Каравела, 2006.