Спеціальні системи документування

 

План

1.     Складання актів, анкет, анотацій, відгуків.

2.     Підготовка висновків, доповідей, запрошень.

3.     Підготовка звітів, зведень, клопотань.

 

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.

Розглянемо питання створення основних видів довідково-інформаційних документів.

  

Складання актів

Акт –  довідково-інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події.

Акт засвідчує якийсь факт або подію; його складають у присутності свідків або на підставі обстеження.

В організаціях акти складаються комісією, призначеною наказом керівника. Складаються акти у таких випадках: при переданні однією особою і прийняття іншою якогось майна, обладнання, що належить організації; якщо треба списати (зняти з балансу) устаткування, яке стало непридатним, використані матеріали. Акти складаються також після обстеження або ревізії, випробування нових виробів і зразків, після прийому закінчення об’єктів або роботи від осіб, які склали трудовий договір. Актами завжди оформляються результати перевірки фінансової або господарської діяльності організації. Деякі акти підлягають затвердженню.

Основні реквізити акта: Назва організації-автора документа. Назва виду документа (АКТ). Дата документа. Реєстраційний номер документа. Місце складання або видання. Гриф затвердження (якщо потрібно). Заголовок до тексту документа. Текст документа. Відмітка про наявність додатка (у разі потреби). Підпис.

Акти можуть бути оформлені на загальних бланках (кутовому або поздовжньому), спеціальних бланках (формах) або на чистих аркушах паперу формату А4. Дата акта має відповідати дню факту чи події, на які він складається. Якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

Заголовок акта містить назву чи короткий зміст факту чи події, на які він складається, наприклад: «Акт передачі матеріальних цінностей», «Акт прийому-передачі...». Місце складання або видання має відповідати місцю складання акта.

Текст акта складається з вступної та основної частини.

Вступна частина акта структурується за такою формою:

Підстава:...

Складений комісією у складі:...

Голова:...

Члени комісії:

У вступній частині акта вказують назву розпорядчого документа, на підставі якого актується факт, подія або дія, а також номер та дату цього розпорядчого документа. Перераховуючи осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їхні посади, прізвища (у називному відмінку) та ініціал(и).

Якщо акт складено комісією, то першим зазначають голову комісії. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку.

Основна частина акта містить описання встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки та вносять пропозиції. Текст акта закінчується відомостями про те, у якій кількості примірників він створений за такою формою:

Складений у 3-х примірниках: 1-й примірник – бухгалтерія, 2-й примірник – відділ постачання, 3-й примірник – справа 07-14.

Кількість примірників визначається числом зацікавлених сторін або нормативними документами.

Акт підписують голова і всі особи, які брали участь у його складанні. В реквізиті «Підпис» вказується не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов’язків серед членів комісії, наприклад:

 Голова                  (підпис)          В. В. Кравець

Члени комісії:      (підпис)          Г.О. Павленко

                             (підпис)          О.Л. Семенченко

 

Складання анкет

 Анкета – документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей.

Біографічна анкета застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кадрів, характеристики, довідки.

Приклади заповнення таких документів наведені в другій частині посібника під назвою «Кадрове діловодство».

 

Складання анотацій

Анотація – коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо.

Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бути подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних.

Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні наступних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших питань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою.

У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу чи публікацію. Взірець анотації – на другій сторінці цього посібника.

 

Складання відгуків

Відгук – документ, в якому висловлюється обгрунтована точка зору фахівця щодо наукової та дослідницької праці.

На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супроводжувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує

керівник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиціями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підписують фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.

 

 Підготовка висновків

 Висновок – документу, якому висловлено думку про той чи інший предмет, питання, робиться підсумок його розгляду. Надсилається установою до вищого органу для розгляду та затвердження.

У галузі науки, техніки та виробництва висновок робить головна організація.

Створення комісії для винесення висновку оформляється розпорядчим документом. Реквізити документа: найменування виду документа; заголовок; текст з загальною оцінкою та конкретними зауваженнями з кожного пункту; підписи, дата, відбиток печатки.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують посаду, котру вони займають.

 

 Підготовка доповідей

Доповідь – документ, в якому викладаються певні питання, висновки, робляться пропозиції.

Призначається доповідь для усного (публічного) повідомлення на визначену тему та обговорення. Вона може порушувати нові проблеми, які потребують вирішення; мати характер гострої злободенності; бути важливим елементом системи зв’язків з громадськістю.

Доповідач повинен заздалегідь знати тему засідання конференції, круглого столу, склад аудиторії, хто ще виступатиме на зібранні; де і коли відбудеться засідання.

Складаються доповіді з різних питань й можуть бути: звітними, поточними, науковими та на політичні теми.

Текст доповіді будується з таких логічно пов’язаних частин: •  вступу; •  основної частини; •  висновку.

У вступі вказуються підстави, причини, що спонукали до створення документа. Наприклад, керівники громадських організацій згідно зі статутом повинні регулярно звітувати про виконану роботу.

В основній частині робиться фактичний аналіз справ, наводяться аргументи, посилання тощо. Висновок в доповіді містить оцінки та пропозиції.

Дідова доповідь – це діловий документ, який містить виклад певних питань обов’язково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахована на обізнаних слухачів. У ній ставляться й пропонуються до розв’язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається практична мета.

Ділова доповідь, зазвичай, містить значний фактичний матеріал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особливістю ділової доповіді є те, що її текст може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями тощо.

Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий звіт. Цей публічний виступ особливо важливий і відповідальний: адже доповідач повинен правдиво, об'єктивно висвітлити факти й переконати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій.

Перед складанням ділової доповіді посадовій особі треба:

•  чітко визначити мету, характер і завдання виступу;

•  визначити коло охоплюваних питань;

•  заздалегідь сформулювати предмет виступу;

•  продумати й скласти загальний план доповіді, до найважливіших пунктів цього плану дібрати й опрацювати фактичний матеріал;

•  до кожного положення доповіді дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати;

•  пов’язати окремі положення загального плану в одну струнку систему викладу.

Хоча доповідь звичайно зачитується повністю або тезисно, вступну та заключну частину її треба написати особливо ретельно, перевірити, щоб позбутися при виступі невпевненості чи розгубленості.

Перед виступом доповідачу-початківцю рекомендується:

•  прочитати ще раз його текст (бажано перед дзеркалом);

•  уявити себе на місці слухача й оцінити свій виступ критично;

•  переконатись, що в разі потреби зможете швидко зорієнтуватись, підглянувши в текст.

Звітна доповідь не лише обговорюється, а й схвалюється зборами. До окремих її частин можуть бути внесені корективи. Звичайно після обговорення такої доповіді приймається рішення – програма майбутніх дій.

 

Підготовка запрошень

Запрошення – один із поширених документів, що не втратив свого призначення й сьогодні, є запрошення. Це коротке повідомлення про якусь подію з проханням взяти у ній участь.

Запрошення можуть бути іменні та неіменні.

Іменні запрошення – це офіційні листівки, що вимагають подання документа, який засвідчує особу.

Неіменні запрошення – це офіційні листівки, які слугують вхідною перепусткою на науково-методичну конференцію, урочисті збори, засідання з певного приводу, святкову подію, на вечір зустрічі з ветеранами чи на концерт художньої самодіяльності.

За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках, бажано з картону. У тексті мають бути слова ввічливості та подяки за увагу.

 

Підготовка звітів

Звіт – це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; адресований вищій установі чи посадовій особі.

Як правило, звіт включає: найменування різновиду документа; звітний період; назву органу або установи, про роботу яких складається звіт; текст документа; підписи; дату складання.

Окремі види звітів можуть мати додаткові реквізити: погодження та затвердження. Складаються звіти у текстовій або табличній формі.

В таблицю зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання плану і позапланових робіт – місячні, квартальні, річні. Вони затверджуються керівником, який раніше підписав або завізував план виконання робіт.

Річний і квартальний звіти оформляються за наказом керівника установи у встановлений термін.

Звіти бувають періодичні та разові. Разові адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання. їх текст звичайно розпочинається словами «Згідно з Вашим дорученням від (вказується дата)...»

Це посилання є першим логічним елементом змісту документа. Потім йде опис виконаної роботи та висновок, в якому вона аналізується.

 

Підготовка зведень

Зведення – документ, що містить дані з одного питання.

Складається зведення на підставі вказівки вищого органу, посадової особи у встановленому порядку.

Текст зведення може оформлятися таблицею, в якій наводяться відомості про джерела надходження інформації та характеристики матеріалу за визначеними показниками.

Зведення для керівника підписує той, хто його складає, для вищої установи – керівник установи.

  

Підготовка клопотань

Клопотання – це службовий документ, який містить прохання, турботу про що-небудь, визнання статусу, прав, свобод тощо.

Дострокове зняття дисциплінарного стягнення оформлюється відповідним наказом.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Перерахуйте види довідково-інформаційних документів.

2.     Надайте визначення понять: акт, анкета, анотація, відгук.

3.     Як відбувається підготовка висновків, доповідей, запрошень?

4.     Як відбувається підготовка звітів, зведень, клопотань?

 

Література: Палеха Ю. Організація загального діловодства: Навч. Посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). – 2-ге вид. перероб. і доп. – К.: Ліра, 2009.