Спеціальні системи документування

 

План

1.     Нарада, її види, підготовка та проведення.

2.     Ділові переговори, їх етапи.

 

Нарада, її види, підготовка та проведення

Основне завдання колективних масових заходів - залучення працівників до вирішення господарських, виробничих, організаційних питань та проблем організації. Якраз нарада і вирішує це завдання.

Перевагою ділової наради, у порівнянні з іншими заходами та методами управління, є те, що тут, як правило, присутні якщо не всі, то переважна більшість майбутніх виконавців тих рішень, які можуть бути прийняті. На ділових нарадах легше вирішуються саме ті питання, які стосуються всього колективу, - його успіхів або невдач.

При цьому слід пам’ятати, що: - наради не слід скликати з одного й того ж питання кілька разів, бо якщо питання не було вирішене за першим разом, значить, нарада не була результативна і слід шукати інші методи та варіанти його вирішення; - нараду не слід перетворювати на універсальний засіб розв’язання всіх питань.

Класифікація ділових нарад:

1. За цілями: - навчальні; - роз’яснювальні; - проблемні; координаційні; - інформаційні.

2. За способом проведення: - диктаторські; - автократичні; - сегрегагивні; - дискусійні; - довільні.

3. За ступенем підготовленості: - заплановані; - позапланові;

4. За періодичністю: - разові; - регулярні; - періодичні.

5. За кількістю учасників: - наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік);  - розширені наради (до 20 чоловік); - представницькі наради (понад 20 чоловік).

6. За складом учасників: - наради з постійним складом учасників; наради з непостійним складом учасників; наради зі змішаним складом учасників; - наради зі складом, регламентованим нормативним актом.

Рекомендації з організації та проведення нарад:

До наради:

1.   Сформулювати тему і підготувати порядок денний та погодити його з керівництвом, а у випадку, коли керівник готує нараду, обговорити хід її зі своїми безпосередніми заступниками і помічниками.

2.   Забезпечити приміщення і подбати про його технічне оснащення, якщо це необхідно, з урахуванням кількості учасників.

3.   Одержати тексти заявок або документів від тих учасників наради, які мають бажання або повинні виступити з обговорюваних питань.

4.   Підготувати все необхідне канцелярське приладдя, включаючи папір і записники, додаткові копії порядку денного, справу з листування, включаючи листи учасників, які не можуть бути присутні на нараді, необхідні довідники, інструкції тощо.

В день наради:

1.   Направити всіх учасників до місця проведення наради.

2.   Кожне робоче місце забезпечити необхідними документами та папером для нотаток.

3.   Провести реєстрацію учасників наради.

4.   Зачитати порядок денний, листи з вибаченням та іншу додаткову документацію.

5.   Зафіксувати хід обговорення, пропозицій, прізвища виступаючих і прийняті на нараді рішення з допомогою стенографії, вільного текстового запису, технічних засобів.

Після наради:

1.   Підготувати проект протоколу наради і погодити його з ведучим наради.

2.   Оформити протокол в кінцевій редакції і розіслати його учасникам.

3.   Оформити всю кореспонденцію, що стосувалася питань, які обговорювалися на нараді.

4.   Підшити в справу документи, використані на нараді, а також копії листів, підготовлені в процесі протокольного оформлення наради.

Кількість учасників наради має бути мінімальною, бажано не більше ніж 20 чол. Невиправдане збільшення чисельності ускладнює управління ходом наради, подовжує дебати.

Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної - 30-35 хв. Як показують дослідження, тривалість наради понад 30-40 хв. призводить не тільки до втрати часу, а й різко знижує її ефективність.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендується проводити більш як одну нараду на день, тим більше з постійним складом учасників.

У графіку, об’яві або повідомленні про проведення наради зазначають години її початку і закінчення. Це необхідно не тільки з погляду порядку, поваги до учасників, а й для того, щоб кожен з них міг планувати свій робочий час.

Визначаючи можливу тривалість наради, можна орієнтуватися на такі, досить умовні розрахунки: доповідь - 15-20 хв., відповіді доповідача на запитання - 5-7 хв., виступи - 2-5 хв., викладення проекту рішення - 3-5 хв., обговорення і прийняття рішення - 8-10 хв. Отже тривалість обговорення одного питання не повинна перевищувати 45-50 хв.

Спосіб повідомлення учасників про нараду залежить від умов роботи і розташування організації, кола учасників, технічних засобів. При цьому використовують графік, який доводять до відома усіх учасників, об’яви, запрошення, повідомлення по телефону або радіомережі та ін. Не рекомендується використовувати фразу „Присутність обов’язкова”. Запрошення слід розсилати якомога раніше, текст не повинен викликати запитань у адресата.

Підготовка документів і приміщення:

Підготовка документів для учасників наради має за мету: скоротити час на викладення доповіді; переконатися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді; сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.

Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тезиси, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо. Пропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у папку.

Приміщення підбирають з урахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Приміщенням, де проводять нараду, є кабінет керівника або зала для нарад.

Приміщення може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови (зручні крісла або стільці, письмове приладдя, мінеральна вода та ін.).

Варіанти розміщення учасників наради можуть бути різними. Проте не рекомендується, щоб вони сиділи спиною один до одного. Доцільно використовувати поздовжній або овальний стіл (65-70 см довжини стола на одну людину), а крісла розміщувати по периметру кабінету.

Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і звукоізоляцією.

 

Ділові переговори, їх етапи

Переговори - це вид спільної з діловим партнером діяльності, як правило, спрямованої на вирішення якої-небудь проблеми. Вони завжди припускають, принаймні, двох учасників, інтереси яких частково збігаються, а частково - розходяться.

Основні етапи ведення переговорів:

Етап аналізу ситуації. На цьому етапі необхідно систематизувати й осмислити всю доступну для вас інформацію про учасника переговорів, їх можливі наміри і цілі. Особливу увагу необхідно звернути на можливості ускладнення ситуації, на тих реальних труднощах, що ймовірно виникнуть під час переговорів.

Етап планування. На цьому етапі необхідно зосередити увагу на найбільш перспективних, основних, а також і запасних варіантах ходу ведення переговорів. При цьому варто подумки програти весь можливий хід ведення переговорів, врахувати інтереси протилежної сторони, можливі компроміси. Тобто, спрощуючи, скажемо, що йде пошук оптимального шляху вирішення проблеми і його детальне вивчення.

Етап активної дискусії. Найдинамічніша фаза переговорів, на якій важливо вибрати правильний стиль і темп, прийоми і техніку. Доцільно не поспішати, але і не затягувати процедуру переговорів. Потрібно уникнути поспішних рішень і недоцільних поступок. Ефективність переговорів полягає у здійсненні самоконтролю в ході співбесіди: у виборі умов проведення зустрічі; у черговості запитань/відповідей.

Етап ухвалення рішення і взаємоприйнятної угоди. Концентруючи увагу на взаємних інтересах і об’єктивних умовах переговорів, необхідно крок за кроком просуватися до ухвалення розумного рішення і взаємоприйнятної угоди. На цьому етапі варто знову звернути увагу на людей, що ведуть переговори, заручитися якщо не дружнім схваленням прийнятого рішення, то хоча б взаєморозумінням і задоволенням від спільно проробленої роботи.

Що означає успішно завершити переговори? Це означає досягти заздалегідь наміченої і запланованої мети переговорів.

Презентації і прийоми. Для заохочення партнерів, клієнтів, встановлення ділових стосунків, створення відповідного іміджу фірми широкого розповсюдження набули презентації та прийоми. Презентації необхідні під час відкриття нового офісу, філіалу фірми, демонструванні нового виробу тощо.

Для організації презентації необхідно насамперед: - визначити терміни проведення; - спланувати місце проведення; - скласти програму презентації; - з’ясувати коло учасників і розіслати запрошення (не пізніше ніж за 4 дні).

Найкращий час для проведення презентації - о 15-16 год. після обіду, щоб після її проведення можна було організувати коктейль чи фуршет. Персонал компанії виступає в ролі господарів, отже, повинен мати на грудях іменні карточки з прізвищем ім’ям та по батькові, а також із зазначенням посади учасника-господаря. Такі карточки допомагають учасникам-гостям виділити серед інших господарів і в разі необхідності звернутися за допомогою. Господарі повинні зустрічати прибулих гостей.

Розмір приміщення для презентації повинен відповідати кількості запрошених. Велике приміщення і пусті столи створюють ілюзію невдалого заходу, хоча насправді це не завжди так.

Приміщення, де проходить презентація, оформлюють символікою компанії, плакатами, стендами, рекламними проспектами, буклетами. Після завершення презентації гостям даруються сувеніри, рекламні буклети компанії тощо. Завершується презентація, як правило, коктейлем чи фуршетом.

Прийоми. Для влаштування прийому слід спочатку визначити вид прийому, що відповідає ситуації, час проведення, місце, програму прийому і список запрошених. Найвідоміші види прийомів:

1.   Сніданок (о 12-14 год.). Форма проведення - сидячи за столом, форма одягу - ділова. На стіл подаються гарячі блюда, холодні страви, кондитерські вироби, фрукти. Серед напоїв - шампанське, сухе вино, іноді віскі, кава, чай.

2.   "Бокал шампанського” (о 13-15 год.). Форма проведення - стоячи, форма одягу - ділова. Подається шампанське, сухі вина, фрукти.

3.   „Фуршет” (о 17-20 год.). Форма проведення - стоячи, форма одягу - ділова. На стіл подаються холодні страви (інколи - гарячі), кондитерські вироби, кава, чай. Використовуються ріноманітні коктейлі і прохолодні напої.

4.   „Коктейль” (о 17-19 год.). Форма проведення - стоячи, форма одягу - ділова. Подаються дрібнопорційні страви, різноманітні коктейлі і прохолодні напої.

5.   Обід (о 19-21 год.). Форма проведення - сидячи за столом, форма одягу - вечірня. На стіл подаються холодні і гарячі страви, зокрема, суп, рибні і м’ясні страви, десерт. Широкий асортимент напоїв: горілка, сухе вино, шампанське, коньяк, лікер, мінеральні води, соки, кава, чай.

6.   Вечеря (о 21 год і пізніше). Форма проведення – сидячи за столом, форма одягу – вечірня. На стіл подаються холодні і гарячі страви, рибні і м’ясні страви, десерт. Серед напоїв: горілка, сухе вино, шампанське, коньяк, лікер, мінеральні води, соки,кава, чай.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Назвіть класифікацію ділових нарад.

2.     Які є рекомендації з організації та проведення нарад?

3.     Що таке ділові переговори?

4.     Які існують етапи ведення ділових переговорів?

 

Література: Варенко В.М. Референтна справа. – К.: Кондор, 2009.