Спеціальні системи документування

 

План

1.     Написання оголошень, оглядів.

2.     Складання планів роботи, подання.

3.     Підготовка прес-релізів, пропозицій, складання рапортів.

4.     Підготовка рефератів, рецензій, скарг, списків.

5.     Написання службових листів, телеграм.

6.     Довідка. Види довідок.

7.     Характеристика.

 

Написання оголошень

Оголошення – різновид службових документів, який уміщує різного роду повідомлення про щось.

Дедалі поширенішими у наш час стають різного змісту оголошення як окремих підприємств, організацій, державних установ, так і приватних осіб.

За змістом оголошення поділяють на два види: •  оголошенім про майбутню подію, •  оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію містить такі реквізити: назва виду документа; текст, що містить дату, місце події, організаторів, зміст, коло осіб, які запрошуються, умови входу (платний чи вільний); підпис (якщо потрібно).

 

 Підготовка оглядів

 Огляд – документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт чи підсумки їх виконання за визначений період.

Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності чи її підсумки в ряді установ за певний час.

Формуляр огляду складається з таких реквізитів: найменування виду документа; заголовок до тексту документа; період, за який робиться огляд; текст зі вступом, основною частиною та висновками; дата і місце складання документа; підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.

В тексті огляду можуть також вказуватися підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємства тощо.

Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань, підписується огляд посадовою особою, розмножується і направляється адресатам.

  

Складання планів роботи

План роботи – документ, яким встановлюється конкретний перелік робіт, послідовність та термін їх виконання, обсяг, координати керівників і виконавців.

Плани бувають: перспективними), річними, квартальними, місячними, декадними, денними; простими та складними залежно від кількості питань і показників.

Побудова плану визначається змістом та організацією робіт. Здебільшого застосовуються табличні форми.

Безпосередньо план містить: гриф затвердження; гриф погодження з суміжною установою; найменування виду документа та період його виконання: назва структурного підрозділу або посади і прізвища співробітників; робота яких планується; порядкові номери записів; зміст запланованих заходів; прізвища виконавців, терміни і місця їх виконання; примітка про виконання; підпис; дата складання документа; відбиток печатки; візи.

Службові плани, підписані посадовими особами, які відповідають за їх виконання, затверджуються керівниками установ.

 

 Складання подання

Подання – службовий документ, який містить відомості і пропозиції про призначення на посаду, переміщення на іншу посаду або заохочення (нагородження, преміювання) працівника організації.

Подання на преміювання та заохочення складає керівник структурного підрозділу на адресу керівника установи організації чи підприємства. Подання може служити також підставою для видання наказу.

В разі необхідності подання погоджується з профспілковою організацією.

Подання містить такі реквізити: назва організації вищого рівня; адресат; назва організації; назва структурного підрозділу (за потреби); назва документу (ПОДАННЯ); дата і реєстраційний номер документа; місце складання документа; заголовок до тексту документа; назва посади керівника організації (або структурного підрозділу), його особистого підпису, ініціалів і прізвища; візи документа (за потреби); гриф погодження (за потреби).

Текст документа повинен містити інформацію із зазначенням:

•  прізвища, ім’я та по батькові працівника;

•  дати і місця народження;

•  освітні посади, яку обіймає працівник із зазначенням назви структурного підрозділу;

•  стажу роботи (загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді);

•  оцінки ділових та моральних якостей;

•  участі у громадській роботі;

•  вказуються мотиви призначення, переміщення або заохочення, а також посада, на яку пропонується призначити працівника чи структурний підрозділ, до якого планується його перевести.

  

Підготовка прес-релізів

Прес-реліз – це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ).

Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.

Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначення і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

•  анонс (подається задовго до події з метою ознайомлення з нею);

•  запрошення (подається за кілька днів до події щоб запросити);

•  інформація (подається одночасно з подією, для її висвітлення);

•  резюме (подається після закінчення події для підбиття її висновків і визначення перспектив на майбутнє).

Під час написання прес-релізу необхідно дотримуватись таких вимог:

•  обсяг документу має бути 1-2 сторінки;

•  мусить бути простим за формою з інтригуючим заголовком;

•  перевагу треба надавати слова активного стану;

•  уникати жаргону, не зловживати малозрозумілими термінами;

•  не використовувати скорочень.

Прес-реліз містить такі реквізити: назва установи, яка подала документ; назва структурного підрозділу (за потреби); назва документу; прізвище контактної особи та номер її телефону; заголовок до тексту документа; текст документу, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце і дату події, її причини і значення, особистий підпис автора документу.

 

Підготовка пропозицій

Пропозиція – це документ, в якому особа висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Реквізити пропозиції: назва міністерства, якому підпорядкована установа; повна назва організації – автора документа; адресат; назва виду документа; дата документа; місце написання документа; текст документа; підпис.

 

Складання рапортів

Рапорт – службовий документ, що застосовується у діяльності органів внутрішніх справ України, військових колективах. Така форма повідомлень містить переважно питання про дозвіл на виїзд, тимчасове звільнення від присутності з точним визначенням часу вибуття й прибуття, адреси перебування та телефону.

У роботі правоохоронних органів інформацію доповідного характеру також виконують рапортом, в якому доповідають про ситуацію, стан справ, що має місце, чи факт виконання певної роботи.

Виконується рапорт як з ініціативи працівника, так і за вказівкою керівника.

 

Підготовка рефератів

Реферат – це: 1) короткий усний або письмовий виклад наукової праці, результатів наукового дослідження, змісту книги; 2) доповідь на будь-яку тему, написана, зроблена на основі критичного огляду літературних та інших джерел.

Реферат готується за кількома джерелами. У ньому подаються як чужі, так і власні думки. У рефераті потрібно не тільки викласти все найголовніше з обраної теми, а й дати власну оцінку і зробити висновки.

Реквізити реферату: назва міністерства, якому підпорядкована установа; назва закладу, в якому навчається автор; назва кафедри, на якій виконано роботу; назва реферату; прізвище, ім’я, по батькові виконавця; прізвище, ім’я, по батькові, посада, вчене звання та науковий ступінь керівника роботи; місце і рік написання реферату;. зміст роботи; текст; перелік використаної літератури; підпис і дата написання документа.

Текст реферату повинен містити: – вступну частину; – основну частину; – висновки;

За кількістю матеріалу реферат має бути не менше 15 друкованих сторінок.

  

Написання рецензій

Рецензія – це критичний відгук на друковану наукову працю, статтю чи художній твір.

Реквізити рецензії: - назва виду документа; - заголовок, який містить назву рецензованої роботи; прізвище та ініціали її автора; рік публікації; - назва видавництва; текст, що складається з двох частин (короткий виклад змісту роботи та висновки; зауваження і пропозиції автора рецензії); - підпис та посада особи, яка рецензувала роботу; - дата підготовки рецензії.

У разі необхідності рецензію засвідчують відбитком печатки або спеціального штампу.

 

Написання скарг

Скарга – це документ, в якому особа скаржиться на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Реквізити скарги: адресат (назва установи або посадової особи, яка має повноваження щодо розгляду даної скарги); адресант (прізвище, ім’я, по батькові, посада, домашня адреса і паспортні дані особи, яка подає скаргу); назва виду документа; текст документа; дата написання документа; підпис; засвідчення підпису.

 

Підготовка списків

Список – документ інформативного характеру, який містить перелік осіб, предметів.

Складається список у табличній формі. У першій колонці ставиться порядковий номер, потім подаються найменування об’єктів, прізвища та ініціали працівників, наводяться інші відомості – рік народження, освіта, місце проживання.

Деякі списки підлягають затвердженню посадовими особами. Складаються списки в певному порядку. Якщо це список осіб за алфавітом, то ім’я та по батькові ставиться після прізвища.

 

Підготовка телеграм

Телеграма – вид документа, що визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв’язку.

Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках для забезпечення своєчасного одержання інформації та правильного прийняття управлінського рішення.

Реквізити службової телеграми: найменування документа; примітка про категорію та вид телеграми; адреса; текст документа; номер посилання; вихідний номер; підпис; адреса відправника; дата відправлення.

Внутрішні службові телеграми діляться на вищі державні, термінові, звичайні.

У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім з позначкою «Звіт» і т.ін. До категорії термінових відносяться телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові з помітками «Термінова», «Метео», а також «Термінова телефонна розмова». Всі інші вважаються звичайними.

Складаючи телеграми, дотримуються таких же вимог, що й до службових листів. Характерна риса телеграм – особлива стислість і ясність викладу. З телеграми вилучають сполучники,прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, кати їх пропуски перекручують зміст.

 

Довідка. Реквізити довідки. Види довідок

Довідка – це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.

Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо. Їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників організації. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відповідати на питання про що?

Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов’язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок з кожного питання. Внутрішню довідку, підготовлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4.

Довідка, складена одним працівником або керівником структурного підрозділу для подання керівникові організації чи на розгляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведений у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов’язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структурного підрозділу організації». Зразок довідки з місця роботи наведений у додатку.

Зовнішні довідки переважно складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо. Їх видають громадянам для подання до відповідних органів – податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Зовнішні довідки оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу.

Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та оплату праці працівника, складають на бланку організації формату А5. Текст такої довідки починається із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заробітної плати. Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то головний бухгалтер її не підписує.

Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов’язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому мають бути відтворені назва організації, довідкові дані про організацію та код організації за ЄДРПОУ. Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та реєстраційний індекс на відбитку проставляють від руки.

Текст довідки складається з двох частин – вступної та констатуючої або лише з однієї констатуючої частини. Констатуючу частину можна поділити на пункти; у довідці також можуть міститися таблиці. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить типовими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце. Зразок довідки-виклику наведений у додатку.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов’язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації. Внутрішні – в реєстраційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої документації.

Крім розглянутих вище, існує багато видів довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об’єктивки, біографічні довідки тощо.

Біографічна довідка – документ, який готують у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, які містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Текст цієї довідки складають у вигляді анкети. Біографічна довідка включає в себе наявність фотокартки, паспорті дані, адресу, телефон та детальніше характеризує освіту і кваліфікацію претендента. Зразок біографічної довідки наведений у додатку.

 

Характеристика –  це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу. Підписується керівником установи або ж керівником установи й керів­ником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.

Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1.     Назва документа.

2.     Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3.     Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4.     Рік народження (за необхідності – національність, домашня адреса, освіта).

5.     Текст.

6.     Дата укладання характеристики.

7.     Підпис керівника установи.

8.     Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

-      короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

-      відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

-      оцінка ділових і моральних якостей особи, став­лення до колег, риси характеру, відомості про стяг­нення, заохочення, нагороди;

-      висновки про особу, на яку складається характе­ристика;

-      місце, куди подається характеристика.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Яка роль довідково-інформаційних документів в організації документаційного забезпечення установи?

2.     Опишіть процес написання оголошень, оглядів.

3.     Як необхідно складати план робіт, подання?

4.     Що таке прес-реліз, пропозиція, рапорт?

5.     Як відбувається підготовка рефератів, рецензій, скарг, списків?

6.     Опишіть процес написання службових листів, телеграм.

7.     Яка інформація зазначається у довідці? Які види довідок бувають?

8.     Яка інформація зазначається у внутрішній довідці? Назвіть реквізити внутрішньої довідки.

9.     Надайте визначення поняття характеристика. Назвіть її реквізити.

 

Література: Палеха Ю. Організація загального діловодства: Навч. Посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). – 2-ге вид. перероб. і доп. – К.: Ліра, 2009.