Спеціальні системи документування

 

План

1.     Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи.

2.     Попередній розгляд документів.

3.     Реєстрація документів.

 

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи

Доставка документів до установи здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою  доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи  в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи.

У службі  діловодства  розкриваються  всі  конверти,  за винятком тих, що мають напис "особисто".

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність  підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові,  інший - зберігається у службі діловодства.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Факт і дата надходження документа до установи обов’язково фіксуються за правилами.

Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

 

Попередній розгляд документів

Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу  або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

Метою попереднього розгляду документів є  виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду керівником установи підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно  до їх функціональних обов’язків.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні  та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях (статутах) про установу та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності установи, номенклатура справ, схеми проходження документів.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

 

Реєстрування – це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстру­вання – засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується прос­тавлянням на ньому умовних позначень – реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відо­мостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» – це умовне поз­начення, що надається документу під час його реєстрації. Реєс­трації підлягають документи, створені установою, та ті, що над­ходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації. Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в до­датку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником. Реквізит забезпечує юри­дичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад: 

[15.10.2008 № 05-24/149]  або  [2009.11.10. №АВ 07-22/45]

Складається реєстраційний індекс документа з його порядко­вого номера, який визначають за відповідною реєстраційною формою (журналом, картотекою), що запроваджена в установі.

За потреби реєстраційний індекс документа можна доповнюватися за рішенням установи, умовним позначенням групи докумен­тів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо) або індексом справи за номенклату­рою справ та індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця тощо.

Наприклад: у реєстраційному індексі 24/149: 149 – порядковий реєстраційний номер документа за відповід­ним журналом реєстрації документів у межах одного року, 24 – умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо), прийнятим в установі.

Вихідний номер службового документа № 07–22/45 означає: 07 – шифр підрозділу установи, 22 – номер справи, в якій зберігається копія вихідного докумен­та за номенклатурою для цього підрозділу, 45 – номер документа за відповідним журналом реєстрації ви­хідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх ОРД організації, протоколів засідань колегіальних ор­ганів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазви­чай, протягом навчального року. На початку кожного нового нав­чального року нумерація поновлюється. При реєстрації звернень, скарг та пропозицій громадян до ке­рівника організації застосовуються літерно-цифрові позначення.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то ре­єстраційний номер складається із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску з послідовного зазначення авторів документа зліва направо.

 

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа,

на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит тощо). Реквізит має включати да­ту й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає доку­мент, з ініціативного документа. Наприклад:  [На №04-20/83 від 12.12.2008]

Слово рік або скорочення р на документі не проставляється. Якщо вихідний лист є відповіддю на декілька листів однієї ор­ганізації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні ін­декси і дати, зазначені в усіх цих листах. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008,

№04-20/85 від 14.12.2008]

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у такій самій послі­довності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті «Адресат». Наприклад:

На №04-20/83 від 12.12.2008.

На №18-22/851 від 14.12.2008.

На №205/43 від 12.12.2008.

Розташовується реквізит нижче або на рівні реєстраційного індексу, переважно на спеціально відведеному для нього місці на бланку.

 

Форма реєстрації документів

В установах застосовуються три форми реєстрації документів – журнальна, карткова й автоматизована, за допомогою комп’ютера.

Журнальна форма реєстрації

Таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з документообігом 500-600 документів на рік.

 

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Дата  надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та   індекс  одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або відпо-відальний виконавець	Підпис особи, яка отримала документ	Відмітка про    виконання документа
1	2	3	4	5	6

 

ЖУРНАЛ

реєстрації документів, створених установою

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про    виконання документа
1	2	3	4

 

 

Карткова форма реєстрації

Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз. Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного, довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Як відбувається  проходження документації в установі?

2.     Які документи передаються на розгляд керівнику установи?

3.     Як відбувається робота над документами в підрозділах?

4.     Що повинно перевірятися під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями?

5.     Яка позначка робиться на документі, якщо оригінал документа підлягає поверненню?

6.     Поняття реєстрації документів. Яка мета реєстрації?

7.     Які існують форми для реєстрації документів?

8.     Правила оформлення реєстраційного індексу.

 

Література: Палеха Ю. Організація загального діловодства: Навч. Посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). – 2-ге вид. перероб. і доп. – К.: Ліра, 2009.

 

Додаток

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

 

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13		14	15	16	17	18	19	20	21	22		23	24	25	26	27	28	29	30	31
Автор документа (кореспондент)													Назва виду документа										Строк виконання
70 мм													70 мм										70 мм
Дата та індекс надходження																		Дата та індекс документа
105 мм																		105 мм
Заголовок документа або короткий зміст
Резолюція або відповідальний виконавець
Позначка про виконання																		Розписка в одержанні документа
210 мм
Зворотний бік
Контрольні позначки
фонд №													опис №										справа №
70 мм													70 мм										70 мм
210 мм

 

 

Додаток

 

ПОРЯДОК

заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

 

 

 

Додаток

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

 

видів документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

 

1.     Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2.     Зведення та інформація, надіслані до відома.

3.     Навчальні плани, програми (копії).

4.     Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.

5.     Прейскуранти (копії).

6.     Норми витрати матеріалів.

7.     Вітальні листи і запрошення.

8.     Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9.     Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

 

 

* Документи, зазначені у пунктах 1,3,8- 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).

 

 

Додаток

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІІК

 

видів документів за кореспондентами

для індексування при реєстрації

 

1.     Закони і постанови Верховної Ради України.

2.     Доручення та листи Верховної Ради України.

3.     Укази і розпорядження Президента України.

4.     Документи Адміністрації Президента України.

5.     Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України.

6.     Протоколи та виписки з протоколів засідань КМУ.

7.     Запити, звернення та листи народних депутатів.

8.     Накази та рішення міністерств та відомств України.

9.     Розпорядження та вказівки місцевих органів державної влади.

10. Переписка з органами масової інформації

11. Договори з міжнародними організаціями.

12. Запити та переписка з громадськими організаціями.

13. Переписка з навчальними закладами

14. Переписка з об’єднаннями, корпораціями, асоціаціаціями, підприємствами та організаціями інших галузей.

15. Запити правоохоронних органів.

16. Переписка з проектними організаціями.