2.22 Вимоги зі складання номенклатури справ

План

1. Розробка номенклатури справ структурного підрозділу.

2. Побудова зведеної номенклатури справ.

3. Оформлення номенклатури справ.

Складення номенклатури справ

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

В установі складаються номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ установи.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом установи.

Зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з проведення експертизи цінності документів та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого затверджується керівником установи.

Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву установи, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до державного архіву.

Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

Зведена номенклатура справ установи щороку уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Державної архівної служби". У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Питання до самоконтролю:

1. Хто розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу?

2. Які вимоги до побудови зведеної номенклатури справ?

3. Опишіть правила оформлення номенклатури справ.

Література: Палеха Ю. Організація загального діловодства: Навч. Посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). – 2-ге вид. перероб. і доп. – К.: Ліра, 2009.

Міністерство аграрної

політики та продовольства

України

ЗАТВЕРДЖУЮ

Державний секретар Міністерства аграрної політики та продовольства України

В. Андронов

Додаток

Оформлення зведеної номенклатури справ

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ №_________
на _2017_ рік
Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кіль-кість справ (томів, частин)	Строк зберіган-ня справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка

1	2	3	4	5
3700 Департамент електронного документообігу та контролю апарату
3710 Відділ контролю виконання документів органів влади
3710-01	Закони України (копії)		ДМП
3710-02	Укази, розпорядження Президента України (копії)		ДМП
3710-03	Доручення Президента України (копії)		ДМП
3710-04	Постанови Кабінету Міністрів України (копії)		ДМП
3710-05	Розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)		ДМП
3710-06	Протоколи нарад під головуванням Прем’єр-міністра України (копії)		ДМП
3720 Відділ контролю виконання власних рішень та планування роботи апарату міністерства
3720-01	Положення про відділ (оригінали)		Пост. Ст. 39
3720-02	Посадові інструкції працівників відділу (оригінали)		5 р.¹ Ст. 43	¹Після заміни новими.
3720-03	Накази Міністра аграрної політики та продовольства України з основної діяльності (оригінали)		Пост. Ст. 16 а
3730 Відділ опрацювання кореспонденції
3730-01	Положення про відділ (оригінали)		Пост. Ст. 39
3730-02	Посадові інструкції працівників відділу (оригінали)		5 р.¹ Ст. 43	¹Після заміни новими.
3730-03 «ДСК»	Доручення Адміністрації Президента України, Верховної Ради України (з грифом «Для службового користування») з адміністративно-господарських питань		3 р. Ст. 6 б
3730-04 «ДСК»	Доручення Кабінету Міністрів України (з грифом «Для службового користування») з питань основної діяльності		Пост.¹ Ст. 6 а	¹Надіслані до відома – доки не мине потреба
3740 Відділ ведення електронного документообігу та інформатизації
3740-01	Закони України, Укази, розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України (копії)		ДМП
3740-02	Положення про відділ (оригінали)		Пост. Ст. 39
3740-03	Посадові інструкції працівників відділу (оригінали)		5 р.¹ Ст. 43	¹Після заміни новими.

Директор Департаменту електронного

документообігу та контролю апарату І. Кавун

«____»______________2016

Завідувач сектору

архіву Мінагрополітики І. Тарасюк

«____»______________2016

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Мінагрополітики

_______________№________

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в Міністерстві аграрної політики та продовольства України:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
За строками зберігання	Разом	таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

Директор Департаменту

електронного

документообігу та

контролю апарату

______________
(підпис)

_________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20___ року

Підсумкові відомості передано в архів Мінагрополітики.

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей

______________
(підпис)

_________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20___ року

Типова та примірна номенклатура справ

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи».

В державному стандарті «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» зазначено, що номенклатура справ – це систематизований і проіндексований список назв справ, до якою входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання.

Номенклатура справ необхідна кожній установи як проіндексований перелік заголовків справ, чи систематизований у відповідному порядку класифікаційний довідник, що використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи: створенні єдиної системи формування справ, забезпеченні їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору дія включення до архіву конкретної установи, відомчого архіву чи до складу Національного архівного фонду.

Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ документаційного забезпечення управління і контролю, канцелярію тощо) установи. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати один працівник, відповідальний за організацію діловодства.

Зауважимо, що номенклатура справ є обов’язковим документом для кожної організації.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Класифікування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено вірно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачені, тоді знайти потрібний документ буде не складно.

Номенклатура справ це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4. Реквізитами номенклатури справ є: назва структурного підрозділу; найменуваання документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; гриф погодження; заголовок до тексту; текст (заповнюється в табличній формі); підпис; візи; виконавець.

За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна.

Типова номенклатура справ має нормативний, тобто обов’язковий характер для впровадження без жодних винятків. Складається номенклатура справ для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і є нормативним документом.

Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються установами вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, з метою створення методичної основи раціональної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних справ та встановлення для них єдиних строків зберігання. Використовуються вони як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну номенклатуру справ, в якій встановлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності. Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систематизованого переліку, виокремлюють індивідуальну номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ.

Розробка індивідуальної номенклатури справ структурного підрозділу

Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу посадова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи не пізніше 15 листопада поточного року. Керівник структурного підрозділу підписує та обов’язково погоджує номенклатуру справ з експертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи.

Перед тим як розпочати роботу над індивідуальною номенклатурою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекомендаціями з розробки та застосування промірних та типових номенклатур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційному сайті Головного архівного управління (www.archives.gov.ua).

Працівникам служби діловодства апаратів місцевих державних адміністрацій можуть стати у пригоді такі нормативно-методичні посібники, як Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області, розроблена УкрНДІ архівної справи та документознавства.

Основними принципами побудови індивідуальної номенклатури справ підрозділу є:

• єдність у підході до обліку, систематизації, опису й пошуку документів;

• застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень і поправок;

• стабільність індексів справ, збереження за номенклатурою справ функції обліку документів.

Під час складання номенклатури справ слід керуватися положенням про орган, службу чи підрозділ установи, його штатним розкладом, планами і звітами про роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ за попередні роки. При цьому вивчаються документи, що створюються в діяльності підрозділу, їх види і склад.

Зразок номенклатури справ підрозділу установи згідно вимог Типової Інструкції подано у додатку 6.1.

Заповнення граф номенклатури справ

Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12-порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07-порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст

документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань колегії Державної архівної служби».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну платного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».

1. План основних організаційних заходів установи на 2014 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2013 рік.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 «Примітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Використання переліків типових документів

За відсутності примірних та типових номенклатур справ, які можна взяти за основу, для розроблення індивідуальної номенклатури справ використовують переліки типових документів із зазначенням строків зберігання документів і (або) відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання.

Одним з таких переліків є Перелік типових документів, що створюються під нас діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5.

Зазначений Перелік типових документів (див. додаток 5.18) опубліковано на сайті Верховної Ради України (http://zakon.rada.gov.ua). Знайти цей документ можна, зазначивши такі пошукові реквізити: видавець – Головархів; вид документа – наказ; дата прийняття) – 2012, 04 – Липень, 20; номер документа – 41

Перелік типових документів є основним нормативним документом, який застосовують для визначення строків зберігання документів з метою їх відбору для внесення до Національного архівного фонду (НАФ) України або вилучення для знищення. У Переліку зазначено документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими підприємствами, установами та організаціями у процесі діяльності, а також документи, що утворюються в результаті виробничої та науково-технічної діяльності підприємств, установ і організацій.

Види документів, зазначених у доповненнях до Переліку типових документів, створюються переважно в діяльності комерційних структур і відображають питання організації системи управління, кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензування діяльності установ, а також питання бухгалтерського обліку. До них належать:

· реєстраційні справи суб’єктів підприємницької діяльності;

· документи з ліцензування певних видів господарської діяльності;

· реєстри акціонерів; договори купівлі-продажу акцій;

· кредитні договори; документи на право власності та володіння;

· податкові накладні, погашені векселі тощо.

Для банківських установ обов’язковим для використання є Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання.

Зазначений нормативно-правовий акт визначає строки зберігання відповідних категорій документів, що утворюються в процесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та всіх інших банків України, їх філій, представництв та відділень. Побудовано документ за функціонально-галузевим принципом з розділів, що відповідають основним напрямам діяльності банківських установ.

Серед інших відомчих переліків треба також відзначити Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи МВС України, із зазначенням строків зберігання документів і Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності внутрішніх військ МВС України, із зазначенням строків зберігання документів. Для працівників служб діловодства митниць в нагоді буде Перелік документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установах та організаціях, із зазначенням строків зберігання від 13.01.2006 р. № 14 зі змінами внесеними від 19.12.2007 р.

Побудова зведеної номенклатури справ

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів. Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, вивчаються номенклатури справ структурних підрозділів і аналізується діяльність установи загалом. При цьому використовується:

• статут (положення) про установу;

• положення про структурні підрозділи установи;

• штатні розписи;

• типові чи примірні номенклатури та описи справ за минулі роки;

• класифікатори документів і кореспондентів, які функціонують в установі;

• реєстраційно-контрольні картотеки;

• типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів;

• перспективні плани і завдання установи на наступний рік.

Складання зведеної номенклатури справ може грунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному та функціональному.

Структурний принцип складання зведеної номенклатури справ використовується за чітко встановленої в установі структури, затвердженої розділом штатним розписом.

Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. Першим її, зазвичай, зазначається служба діловодства, їй присвоюють індекс 01. Усі Інші структурні підрозділи розміщують після служби діловодства в порядку важливості.

Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ кадрів, відділ реалізації і збуту, транспортний відділ тощо.

Функціональний принцип (тобто за напрямами діяльності) використовується при розподілі основних напрямів діяльності установи між її структурними підрозділами, службами, творчими колективами й окремими виконавцями.

Розділи і підрозділи номенклатури справ такої установи мають відображати управлінські функції і галузі і розміщуватися за ступенями важливості. Наприклад: керівництво, планування, фінансування, прогнозування, робота з персоналом тощо.

Таким чином у номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи. Включаються у номенклатури справ й незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення.

До номенклатур справ включаються справи з грифом службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Справи громадських організацій розміщуються наприкінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональних об’єднань. Не включають у номенклатури справ друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію тощо.

За потреби до зведеної номенклатури справ складають довідковий апарат: пояснення, зміст, список скорочень. Довідковий апарат може вміщуватися або на початку, або в кінці номенклатури справ.

Оформлення й погодження номенклатури справ

Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з проведення експертизи цінності документів та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній номенклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необхідно своєчасно робити відмітки про;

• заведення і включення нових справ;

• наявність перехідних справ;

• осіб, відповідальних за формування справи,

• передавання справ до архіву чи продовження в інших установах тощо.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ установи та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закриваються підсумковим записом, в якому зазначаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства.

Керівник служби діловодства у свою чергу зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівника архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Наприклад:

У 2013р. заведено 16 справ у 24 томи, які поставлені на інвентарний облік, з них постійного строку зберігання 10 справ в 13 томах, десятирічного – 3 справи у 9 томах, 3 справи перехідних на 2009р.

Начальник канцелярії__________ Розшифрування підпису

(підпис)

Реєструються номенклатури справ в журналі реєстрації вихідних документів установи та долучаються до справ з номенклатурами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється архів установи.

Складається зведена номенклатура справ у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державною архівною установою. Ці примірники розподіляються так:

1-й – недоторканний, зберігається в службі діловодства;

2-й – використовується у поточній роботі служби діловодства;

3-й – передається до архіву установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

4-й – надсилається до відповідного державного архіву, з яким проводилося погодження.

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку переглядається, аналізується, уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Після внесення відповідних змін вони передруковуються й затверджуються керівниками відповідних рівнів.

Підприємства недержавної форми власності, які не передають документи на зберігання до державного архіву, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо вони не мають структурного поділу – у двох примірниках.

Керівники служб діловодства новоутворених установ, підприємств та організацій, заснованих на приватній формі власності, а також об’єднань громадян і релігійних організацій згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» впродовж року з дня реєстрації повинні погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Підприємства, що мають статус установ загальнодержавного значення, можуть звертатися до відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

Такими загальнодержавними установами передусім є центральні органи державної влади, інші центральні установи України (зокрема, Національний бате України, Рахункова палата України, господарський суд України тощо), а також корпорації, концерни, асоціації, товариства і компанії.

Підприємства, установи і організації інших форм власності, а також об’єднання громадян обласного значення мають звертатися до державних архівів відповідних областей або до державних архівів міст Києва і Севастополя. Невеликі підприємства місцевого значення мусять звертатися до архівних відділів міських рад або районних державних адміністрацій за місцем своєї реєстрації.

Спеціальні системи документування

2.22 Вимоги зі складання номенклатури справ

Меню

І семестр

ІІ семестр