Спеціальні системи документування

 

План

1.     Формування справ.

2.     Вимоги до формування справ.

3.     Норми до формування справ.

4.     Групування окремих категорій документів.

 

Справа – це документ або сукупність документів, які стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці).

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

1. У справу компонують тільки виконані документи.

2. Не можна формувати справи з документів, заголовок яких не відповідає заголовку справи, документи, в яких неправильно оформлені реквізити.

3. Не вносять у справи чорновики та розмножені копії документів.

4. Документи постійного та тимчасового зберігання групують у справи окремо – оригінали, копії, річні та квартальні звіти і місячні та річні плани.

5. До справи відносять документи тільки одного календарного діловиробничого року, окрім документів судової справи, які переходять на наступний рік, особових справ, учбової документації, звітів комісій.

6. Додатки підшивають в окремі томи, з вказівкою на те, до яких документів вони відносяться.

7. У справі повинно бути не більше 250 листів при товщині тому (книги) не більше 3-4 см. При великому об’ємі листів (більше 250) з них формують окремі справи, що відповідають вузьким питанням, у хронологічному порядку.

8. Розпорядчі документи (група ОРД) формують за видами документів і за хронологією разом з додатками. При цьому накази компонують окремо з особових справ і господарської діяльності.

9. Річні плани підшивають разом зі звітами з певних видів діяльності.

10. Документи особових справ розташовують у такій послідовності:

-      внутрішній опис документів;

-      заяви про прийняття на роботу;

-      заяви про звільнення;

-      автобіографії;

-      виписки з трудової книжки;

-      додатки до особових справ.

11. Листування групують за хронологією з одного питання.

12. Скарги і документи їх розгляду компонують окремо.

13. Особові рахунки робітників і службовців з фінансових операцій групують в окремі справи.

14. Документи в справі розташовують у певному порядку: спочатку вкладають основний документ і додатки до нього, а потім в хронологічному порядку вкладають документи, які були напрацьовані з певного питання.

15. Забороняється підшивати в справи окремі примірники одного документа, а також документи, які підлягають поверненню.

16. Документи, які є підставою для видання наказів з кадрової діяльності, підшиваються в особові справи працівників чи утворюють самостійну справу додатків до даних наказів.

17. Затверджені підприємством кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів.

18. Перспективні плани, розраховані підприємством на декілька років, формуються в справи першого року.

Норми формування справ такі:

·       у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

·       у справу підшивають оригінали чи копії, затверджені в установленому порядку;

·       документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

·       документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

·       до справи вносять лише один примірник документа;

·       кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

·       як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);

·       усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Формують і зберігають справи по місцю утворення документів. На кожну названу в номенклатурі справу заводиться тека. На обкладинці справи указують: заголовок справи, найменування організації, індекс справи по номенклатурі, дата, по необхідності указується: "Зберігати постійно".

Якщо з'являються документи, назви яких не передбачені номенклатурою, на них заводяться самостійні справи, назви яких дописуються в номенклатуру під резервними номерами.

У справу документ підшивається зі всіма доповненнями, що виникають в процесі рішення питання.

Справа вважається заведеною з моменту включення в нього першого виконавчого документа.

Завести справу має право лише керівник організації або уповноважена особа, уповноважена (менеджер офісу, начальник канцелярії, секретар).

 

Групування окремих категорій документів

У кожній установі повинні дотримуватися певних принципів щодо групування окремих категорій документів у справи.

Структурні підрозділи групують в справи документацію за профілем свого підрозділу. Треба пам'ятати, що не рекомендується формування і зберігання справ у виконавців.

Включення в справу документів, що не відносяться до нього, а також чернетки, варіанти, розмножені копії і документи, що підлягають поверненню, не допускається. Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

При формуванні справ бажано враховувати терміни зберігання документів. У одній справі повинні знаходитися документи одного терміну зберігання. Групувати документи постійного і тимчасового зберігання на одному регістрі або в швидкозшивачі можна у виняткових випадках, наприклад якщо вони пов'язані з рішенням одного питання. Проте після закінчення року такі документи розділяються на дві групи згідно номенклатури.

Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснює канцелярія (секретаріат) організації.

Розпорядчі документи (накази, розпорядження і т. п.) формують в справі по видах і хронології із застосуваннями, що відносяться до них.

Колегіальні документи треба групувати в дві групи: у першу — протоколи і рішення колегіального органу, в другу — документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень і інші документи).

Протоколи розташовуються в хронологічному порядку і по номерах. Документи засідання, згруповані в одну справу, систематизувалися по номерах протоколів. Першим підшивається ініціативний документ.

Доручення вищестоящих органів групуються в справи по напрямах діяльності організації. Документи усередині справ розташовуються в хронологічному порядку.

Накази по особовому складу групуються окремо від наказів по основній діяльності.

Плани, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.

Документи в особистих справах розташовуються в наступному порядку: 1) внутрішній опис документів, наявних в особистій справі; 2) заява про прийом на роботу; 3) анкета; 4) листок по обліку кадрів; 5) автобіографія; 6) документи про освіту; 7) виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення; 8) доповнення до особистого листка по обліку кадрів; 9) доповнення до особистої справи; 10) довідки і інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки і інші документи другорядного значення групуються окремо від особистих справ. Особові рахунки працівників групуються в самостійні справи в межах року і розташовуються в них по прізвищах в алфавітному порядку.

Листування слід групувати в справи за період навчального або календарного року. Листування систематизується у хронологічній послідовності: відповідь поміщається за запитом. При відновленні листування з конкретного питання документи включаються в справу поточного року з вказівкою індексу справи за попередній рік.

На кожну заявку про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва і патенту на винахід заводиться окрема справа. У нім групуються наступні документи:

- внутрішній опис документів;

- заява про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва, патенту на винахід;

- опис передбачуваного відкриття, винаходи (креслення);

- довідка про прийом заявки до розгляду; доповнення і виправлення до опису винаходу, відкриття і кресленням;

- висновок про наявність новизни (або її відсутності);

- висновок про корисність передбачуваного винаходу;

- дані експертизи на новизну;

- рішення про видачу диплома на відкриття авторського свідоцтва, патенту на винахід.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати різні види документів (контракти, факси, телефонограми і т. п.), що стосуються однієї організації (наприклад, «документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з AT „Каштан" за 1997 р.»).

В деяких організаціях для полегшення роботи при розподілі та групуванні документів розробляється класифікатор документів.

Класифікатор документів – це розроблена в даній установі схема класифікації документів з питань діяльності з метою підвищення оперативності, чіткого розподілу інформації, економії праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату та каталога документів.

Класифікатори бувають:

– структурний;

– виробничо-галузевий.

 

Питання до самоконтролю:

1.     Надайте визначення понять справа, формування справ.

2.     Які існують вимоги до формування справ?

3.     Яких норм необхідно дотримуватися при формування справ?

4.     Як здійснюється групування окремих категорій документів?

 

Література: Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. –  К.: Центр навчальної літератури, 2005.