Практичне заняття №5

Практичне заняття №5

Оформлення електронних документів

Мета заняття: поглибити практичні знання щодо складання та оформлення електронних документів.

Хід уроку:

Виконання практичних завдань по аналогії.

 

Завдання:

1.  Виправте помилки та відредагуйте поданий текст. Визначте, який це документ за найменуванням, за способом фіксування інформації, за видом створенням, за терміном зберігання.

Декану факультету

Петренку В.В.

Донченка Володимира,

випускника загальноосвітньої

школи №15 м. Тернополя

Прошу зарахувати мене студентом факультету за спеціальністю менеджер.

(підпис)                                                                                17 січня 2019 р.

2.  Оформіть документ на ім’я керівника вашої установи з проханням про вільне відвідування занять у зв’язку з народженням дитини.

3.  Напишіть автобіографію, дотримуючись лаконізму викладу.

4.  Ви працюєте діловодом Криворізького коледжу Національного технічного університету «Дніпровська політехніка». Скласти наказ про затвердження інструкції з діловодства, оформити на ньому реквізити «Віза», «Копія».

5.  Ви виконуєте обов’язки секретаря старостата Харківський коледжу Державного університету телекомунікацій. Оформити протокол засідання старостата на підставі порядку денного.

Порядок денний:

1.    Про організацію працевлаштування студентів випускних груп. Доповідач – заступник директора з виховної роботи Козлова Т.О.

 

Питання до самоконтролю:

1.    Дайте означення електронного документа.

2.    Поясніть поняття електронного документообігу.

3.    Який обов'язковий реквізит надає електронному документу юридичної сили?

4.    Опишіть життєвий цикл електронного документа.

5.    Чим регламентуються порядок і організація електронного документообігу?

6.    Наведіть приклади використання електронних документів у професійній діяльності і побуті.

 

Література:

1.    Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: Ліра, 2009.

2.    Діденко А. Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А.Н.Діденко. – К.: Либідь, 2004.

 

 

 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів 

 

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами –  для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) – для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 – для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 – для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;

1,5-3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Ім’я та прізвище в реквізиті “Підпис” розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів – для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;

100 міліметрів – для реквізита “Гриф затвердження”;

90 міліметрів – для реквізиту “Адресат”;

10 міліметрів – для абзаців у тексті, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”;

0 міліметрів – для реквізитів “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, слово “Додаток, реквізити “Додаток” та слово “Підстава” запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті “Підпис”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом” та для першого реквізита “Гриф затвердження”, якщо їх в документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

 

 

 

Зразок

Інспектору відділу кадрів Івановій І.І.                    Завідувачу відділення

До наказу                                                                   Павлоградського коледжу

05.02.2018  підпис                                                    Національного технічного університету

«Дніпровська політехніка»

Нагорній А.М

студентки групи К-1-15

Смолик Н.В.

                             

Заява

Прошу дозволити вільне відвідування занять у зв’язку з народженням дитини з 19.02.2018.

Додаток: копія свідоцтва про народження.

 

05.02.2018                                                             підпис                                       Н.В.Смолик

 

Зразок

Зразок

ПРОТОКОЛ

засідання старостату

Павлоградського коледжу Національного технічного університету

«Дніпровська політехніка»

 

29.01.2018                                                    м. Палоград                                                      № 4

 

Голова – Клименко Д.Н.

Секретар – Волощенко С.Г.

Присутні: заступник директора з виховної роботи Гаркуша Н.Г., завідувачі відділень: Нагорна А.М., Сіра Т.В., Самарченко І.В., старости груп (список студентів додається).

Порядок денний:

1. Про організацію працевлаштування студентів випускних груп. Доповідач – заступник директора з виховної роботи Гаркуша Н.Г.

1. Слухали:

Гаркуша Н.Г. –  у 2018 навчальному році в коледжі випускається  236 студентів. 190 студентів планують продовжувати навчання в ВНЗ  III-IV р. а., 46 студентів планують отримати робоче місце за фахом на підприємствах нашого регіону.

Ухвалили:

1.1.     Організувати в коледжі «Ярмарок вакансій» із запрошенням керівників підприємств м. Павлограда 25.02.2018.

1.2.     Організувати зустріч студентів випускних груп з провідним спеціалістом міського Центру зайнятості 28.02.2018.

 

Голова                                              (підпис)                            Д.Н.Клименко

Секретар                                          (підпис)                            С.Г.Волощенко

Зразок

 

Копія

 

                            

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

 

НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

"ДНІПРОВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"

Павлоградський коледж Національного технічного університету                  

«Дніпровська політехніка»

(Павлоградський коледж НТУ «ДП»)

 

НАКАЗ

 

17 червня 2018 р.                                         м. Павлоград                                                              № 12

 

Про затвердження інструкції з діловодства

 

З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з документами

 

НАКАЗУЮ:

 

1.   Затвердити Інструкцію з діловодства в коледжі.

2.   Керівникам структурних підрозділів забезпечити виконання  працівниками вимог, викладених в цій інструкції.

3.   Контроль за виконанням наказу покласти на керівника відділу кадрів Мирошниченко М.В.

 

Директор                                                        (підпис)                                              Л.М. Посунько

 

 

Візи:

 

Заступник директора 

з навчальної  роботи   підпис   В.С. Шаріна

17.06.2018

Заступник директора 

з виховної  роботи   підпис   Н.Г. Гаркуша

17.06. 2018

Керівник відділу кадрів   підпис   М.В. Мирошниченко

17.06..2018

Юрист   підпис   О.Е. Михальчук

17.06.2018

 

Згідно з оригіналом

Діловод   підпис   О.Л. Дуднікова

17.06.2018