Спеціальні системи документування

 

План

1.     Документування управлінської діяльності.

2.     Система документації.

3.     Класифікація документів.

 

Документування управлінської діяльності

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у  творенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації. Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів здійснюється згідно з повноваженнями, визначеними статутом, а також нормативними актами, прийнятими відповідним органом у межах своєї компетенції. Згідно зі статутом організація видає такі розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:

·                  Конституція України, закони України, постанови ВРУ, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження КМУ;

·                  здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компетенції;

·                  потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Головним нормативно-методичним документом, який регламентує єдиний порядок складання документів, оформлення і роботу з документами, є індивідуальна інструкція з діловодства.

Основними завданнями документаційного забезпечення управління є: фільтрація інформаційних потоків до оптимальної кількості та забезпечення спрощення процесів: збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

 

Система документації

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення – комплекс операцій з готовими документами.

Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення (Мiнфiн, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

 

Класифікація документів

Предметом класифікації у нашо­му випадку є документ – як матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

Первинне групування службових документів забезпечує швид­кий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Відповідно до цього розрізняють види до­кументів за ознаками класифікації і групами. Зокрема:

Ø За найменуванням: заява, протокол, довідка, харак­теристика, лист, акт тощо.

Ø За способом фіксації інформації: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Ø За спеціалізацією: загальні та спеціалізовані.

Ø За призначенням: нормативно-правові, організаційні, роз­порядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо.

Ø За місцем укладання: внутрішні, що не виходять за межі ус­танови, та зовнішні.

Ø За походженням: офіційні, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.

Ø За напрямом: вхідні та вихідні.

Ø За джерелами виникнення: первинні та вторинні.

Ø За формою: індивідуальні, типові і трафаретні.

Ø За технікою відтворення: рукописні та відтворені механіч­ним способом.

Ø За доступом до інформації: ті, що містять відкриту інформацію, та документи з обмеженим досту­пом.

Ø За ступенем гласності: конфіденційні та секретні (проставляється гриф обмеженості доступу «таємно», «цілком таємно», «особливої важливості»).

Ø За терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові і ду­же термінові. Термін виконання документів встановлюється законом чи керівником.

Ø За складністю: прості та складні. Перевага віддається простим документам – їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати.

Ø За терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового зберігання (до 10 років).

Ø За юридичною силою: справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність і підроблені (фальшиві).

Ø За стадіями створення: оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги) та копії.

 

Питання до самоконтролю:

1.                Що означає документальне забезпечення?

2.                В чому полягає документування управлінської діяльності?

3.                Що є підставою для прийняття розпорядчих документів в організації?

4.                Яке основне  завдання документаційного забезпечення управління?

5.                Що таке Єдина державна система діловодства? Які основні положення ЄДСД?

6.                Сформулюйте основні ознаки класифікації документів. Наведіть класифікацію документів.

 

Література:

1.                Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури,  2005.

2.                Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. для уч. проф.-техн. закл. освіти. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2006.

3.                Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство. – К.: Каравела, 2006.

Наступна лекція