Спеціальні системи документування

1.     Особова картка працівника.

2.     Штатний розпис.

3.     «Журналу контролю виходу працівників на роботу»

та «Журналу відсутності працівників протягом робочого дня».

4.     Табель обліку робочого часу.

Основним документом з обліку персоналу підприємства є особова картка (листок), яка заводиться на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну або тимчасову роботу.

Всі записи в ній робляться на основі документів, поданих працівником. Особовий листок з обліку кадрів має трафаретну форму напівтабличного типу, виготовлену друкарським способом.

Особова картка обліку зберігається в сейфі і є документом суворої звітності.

Картки звільнених співробітників формують в самостійну справу за алфавітним принципом (за трьома першими буквами прізвища). Перед здачею справи в архів всі особові листки повинні бути пронумеровані, а всередину вкладений (наклеєний) внутрішній опис. Документи особової справи зберігаються до 75 років.

Посадовий та чисельний склад працівників підприємства з вказівкою на кількісний фонд заробітної платні закріплюється у штатному розписі.

Штатний розпис складається на бланку підприємства або на аркуші паперу формату А-4 чи А-3 – в залежності від чи­сельності працюючих.

Штатний розпис для державних підприємств розробляється міністерствами та відомствами і відсилається на місця. У готові трафаретні штатні розписи можуть бути внесені зміни в залежності від внутрішніх потреб, але вони обов’язково узгоджуються з вищими інстанціями. В комерційних організаціях штатні розписи розробляються за необхідністю, згідно з реальними потребами.

Форма штатного розпису

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

 «ПАВЛОГРАД-ІНТЕРНЕШНЛ»

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат в кількoсті 11 штатних одиниць

з мiсячним фондом заробітної плати

75200 (Сімдесят п’ять тисяч двісті) грн.

Директор __________________ O. A. Марченко

31 грудня 2017 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «Павлоград-Інтернешнл»

Вводиться в дію з 1 січня 2018 p.

Керівник відділу кадрів                                                                  О.П.Коваленко

Головний бухгалтер                                                                        Г.П.Ромащенко

Штатний розпис в установах державного підпорядкування підписується керівником або заступником керівника підприємства, головним бухгалтером і затверджується вищою посадовою особою керівництва, при цьому в грифі затвердження вказується загальна штатна чисельність персоналу і місячний фонд заробітної плати.

Штатний розпис в державних організаціях складається, як правило, на один календарний рік

Штатний розпис не тільки дає змогу слідкувати за необхідною кількістю персоналу, а й подає картину витрат організації на оплату праці.

Штатний розпис затверджується наказом керівника.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

 «ПАВЛОГРАД-ІНТЕРНЕШНЛ»

НАКАЗ

31.12.2017                                                     м.Павлоград                                              №37/К

Про затвердження штатного розпису

НAКАЗУЮ:

1. Затвердити і ввести в дію з 1 сiчня 2018 року штатний розпис у кiлькості 11 (одинадцяти) штатних одиниць з міcячним фондом заробітної плати 75200 (Сімдесят п’ять тисяч двісті) гривень (додається).

Директор                                                   ___________                             O.A.Марченко

Візи:

Головний бухгалтер ______ Г.П.Ромащенко

31.12.2017

Юрист _______ С.В.Іванова

31.12.2017

Протягом зазначеного періоду дії штатного розпису можуть виникнути потреби в зміні чисельності персоналу або окладів. Якщо в штатний розпис вносяться зміни, то він перезатверджується органами управління вищого рівня і стосовно цього видається наказ керівника.

Для постійного контролю за трудовою дисципліною працівників закладу використовують: «Журнал контролю виходу працівників на роботу» та «Журнал відсутності працівників протягом робочого дня». Ці документи дають змогу простежувати динаміку робочого процесу протягом всіх робочих днів. Журнали контролю знаходяться в приймальній керівника або безпосередньо в структурному підрозділі.

Журнали заводяться на певний період, як правило, на один календарний рік. Журнали мають табличну форму різного формату і заповнюються від руки в кожній колонці (графі).

Форма розгортки журналу

з контролю виходу працівників на роботу

Найменування організації

Структурний підрозділ (при потребі)

Форма розгортки журналу

відсутності працівників

Найменування організації

Структурний підрозділ (при потребі)

Табелі обліку робочого часу практикуються керівництвом для тих працівників, в яких робочий час чітко нормований.

Табелі обліку робочого часу мають трафаретну форму таблиць різного формату (А-5,    А-4, А-3), виготовлених друкарським способом, і охоплюють місячний період роботи.

В наказі державного комітету статистики України № 489 вiд 5 грудня 2008 р. «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» затверджено типову форму табелю обліку робочого часу.

В табелях обліку позначаються такі дані: табельний номер, прізвище та ініціали працівника, посада, числа місяця, дні явок, неявки, недопрацьовані години, відпрацьовані години і загальна кількість людино-днів.

Позначки здійснюються за допомогою простих кодів – початкових літер певних слів, які означають конкретний стан, наприклад:

«В» – позначаються вихідні дні, «К» – службові відрядження, «О» – чергові та додаткові відпустки, «П» – прогули та ін. В кожній клітинці робочого дня проставляється кількість годин арабськими числами (5, 8). Всі умовні позначки з роз’ясненням щодо заповнення табелів друкуються на трафаретах документа як додаток на звороті або в нижньому полі.

Табелі обліку робочого часу – усталені стандартизовані форми документів.

Заповнений табель на кожну штатну одиницю після підпису керівника (начальника структурного підрозділу) подається в бухгалтерію. На основі цього документа здійснюється нарахування заробітної платні.

Питання до самоконтролю:

1.      Яку форму має особова картка працівника? Як ведеться особова картка працівника?

2.      Що таке штатний розпис? Яка інформація вноситься до штатного розпису? Яке призначення штатного розпису?

3.      Які дії потрібно виконати, якщо необхідно внести зміни до штатного розпису?

4.      Яка інформація заноситься до «Журналу контролю виходу працівників на роботу» та «Журналу відсутності працівників протягом робочого дня»? Яке призначення цих журналів?

5.      Яку форму мають табелі обліку робочого часу? Які дані вносяться в табель обліку робочого часу? Яке призначення цього документа?

Література: Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури,  2005.

Монтажний коледж Національного технічного університету

«Дніпровська політехніка»

ТАБЕЛЬ

облік робочого часу

за   листопад   2018 року

УМОВНІ ПОЗНАЧЕННЯ