Спеціальні системи документування

План

1.     Журнал обліку ознайомлення працівників з

посадовою інструкцією та умовами праці.

2.     Штатно-посадова книга.

3.     Алфавітна книга й алфавітна картка.

4.     Книга обліку руху особового складу.

Облікові похідні документи призначені для узагальнення інформа­ції про кадри в цілому по господарюючому суб’єкту. До таких докумен­тів належать: • книга реєстрації наказів; • журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією та умовами роботи; • штатно-посадова книга; • алфавітна книга; • книга обліку руху особового складу; • журнал обліку прийняття на роботу; • журнал обліку переведення (переміщення) працівників на іншу по­саду; • журнал обліку звільнення працівників; • інші похідні документи в залежності від специфіки підприємства.

Журнал обліку ознайомлення працівників з посадовою

інструкцією та умовами праці

Уклавши трудовий договір, працівник повинен виконувати доруче­ну йому роботу особисто з дотриманням правил внутрішнього трудо­вого розпорядку. Власник або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язаний виплачувати працівникові заробітну плату і забез­печувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором.

Роботодавець перед працівником ставить відповідні завдання, на­дає відповідні права та створює умови праці, необхідні для виконання дорученої роботи. Після зарахування працівника на роботу у відділі кадрів його ознайомлюють з посадовою інструкцією, внутрішнім тру­довим розпорядком і колективним договором. У відділі кадрів у наяв­ності повинні бути:

·     посадові інструкції, затверджені керівником, на всіх працюючих;

·     внутрішній трудовий розпорядок, затверджений на загальних збо­рах трудового колективу підприємства, установи, організації;

·     колективний договір, укладений згідно із Законом України «Про колективні договори і угоди».

З метою уникнення непорозумінь у правовідносинах працівник-роботодавець у відділі кадрів ведеться «Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією і умовами праці» за наведеною нижче формою.

Зразок

Журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією

та умовами праці

Штатно-посадова книга

На всіх підприємствах, в організаціях і установах ведеться штат­но-посадова книга, зразок якої наведено нижче. Вона складається на підставі штатного розкладу. Але якщо у штатному розкладі вказу­ється можлива загальна кількість штатних одиниць, то у штатно-посадовій книзі фіксується наявна кількість цих одиниць. У книзі за­писуються прізвище, ім’я, по батькові працівника, який займає пев­ну посаду, його кваліфікаційна категорія, посадовий оклад, фіксується номер наказу про прийняття цього працівника на роботу (про пере­ведення, звільнення).

Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована, прошнуро­вана і скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Замість штатно-посадової книги можна вести штатно-посадовий список за тією ж формою, що і посадова книга.

Зразок

Штатно-посадова книга

Наявність книги та сумління її ведення забезпечує:

·                  постійний точний облік кадрів відповідно до штатного розкладу;

·                  наочність якісного складу кадрів та їх розміщення по підрозділах згідно з освітою, кваліфікацією, розрядом, категорією;

·                  постійний контроль за укомплектованістю кадрами та облік вакант­них посад;

·                  наявність оперативного складання звітів та різної інформації;

·                  єдину систему обліку особових справ та особових карток.

Алфавітна книга й алфавітна картка

За невеликої кількості працівників зручно вести алфавітну книгу, зразок якої наведено нижче. До цієї книги заносять записи по всіх пра­цівниках за структурними підрозділами або категоріями персоналу залежно від структури підприємства, організації, установи. Крім прі­звища, імені та по батькові працівника в алфавітній книзі вказується номер особової справи, особової картки цього працівника, місце ро­боти, посада, номер наказу про призначення, переведення на іншу роботу, загальний трудовий стаж і номер наказу про звільнення. Як і всі облікові книги, алфавітна книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою.

Зразок

Алфавітна книга

На підприємствах, в організаціях і установах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою. Типова форма алфавітної картки наведена ниж­че. Картотека алфавітних карток ведеться на всіх працівників. А карт­ки в ній розкладаються в алфавітному порядку.

Книга обліку руху особового складу

Для вирішення проблем управління підприємством, установою, організацією керівництву необхідно мати загальні та аналітичні дані про особовий склад, його чисельність, про плинність кадрів, про зв’я­зок з державними службами зайнятості населення тощо. Керівник щоденно повинен знати рух кадрів у структурних підрозділах і зага­лом, щоб своєчасно приймати рішення щодо укомплектування, особ­ливо спеціалістами.

У кадровому діловодстві, особливо для підготовки державної звіт­ності, підрахування плинності кадрів, необхідно вести журнали руху кадрів з обліку прийнятих, переведених, звільнених. Для цього у від­ділі кадрів ведуться:

·      журнал обліку прийняття на роботу;

·      журнал обліку переведення (переміщення) працівників;

·      журнал обліку звільнення працівників.