Спеціальні системи документування

План

1.     Заповнення особового картки з обліку кадрів.

2.     Заповнення особової картки П-2 та П-2ДС.

Заповнення особової картки з обліку кадрів

Особова картка з обліку кадрів – основний обов’язковий до­кумент особової справи, що узагальнює біографічні дані праців­ника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Працівник заповнює особову картку з обліку кадрів власно­ручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірли­во і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Для заповнення особової картки використовуються такі до­кументи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, докумен­ти про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, до­кументи про винаходи тощо.

Керівник кадрової служби (інспектор) обов’язко­во звіряє правильність записів в особовій картці з обліку кадрів з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пун­ктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації тощо). Інфор­мацію, відображену в особовій картці, працівник кадрової служби звіряє з відповідними документами.

Необхідно, щоб усі документи, передбачені порядком зараху­вання на роботу, були оформлені повністю. Крім цього, обов’язок працівника кадрової служби – справити на претенден­та якнайліпше враження під час спілкування з ним. Від цього за­лежить настрій, з яким працівник почне роботу в новій для ньо­го організації.

Заповнення особової картки П-2 та П-2ДС

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову робо­ту, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів.

Форма особової картки № П-2 затверджена наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 року №489. Заповнення осо­бової картки проводиться чорнилом чи кульковою ручкою (паспортні дані, домашня адреса, телефон, що можуть змінюватись, заповнюють олівцем).

Порядок заповнення особової картки

У розділ І «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» з паспорта заносять пріз­вище, ім’я та по батькові, рік, місяць, число та місце народжен­ня, громадянство, номер та серію паспорта, домашню адресу.

У рядку «Освіта» зазначають освіту – «базова загальна серед­ня», «повна загальна середня», «професійно-технічна», «базова вища», «неповна вища», «повна вища». Якщо працівник закінчив неповну школу, вказують, скільки класів закінчено.

Далі в табличній формі зазначається назва освітнього закладу, серія та номер диплома, рік закінчення навчального закладу, спе­ціальність (професія) за дипломом відповідно із займаною посадою, кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) та форма навчання (денна, вечірня, заочна). Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі, посвідченні чи свідоцтві про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу.

У рядку «Післядипломна професійна підготовка» необхідно відмітити – навчання в аспірантурі, ад’юнктурі чи докторантурі. В табличній формі зазначають назву освітнього чи наукового зак­ладу, номер та дату видачі диплому, рік закінчення, а також нау­ковий ступінь чи наукове звання.

У рядку «Останнє місце роботи» заносять повну назву остан­нього місця роботи та посаду (професію), що обіймають.

У рядку «Стаж роботи» проставляють стаж роботи з початку трудової діяльності.

У рядку «Безперервний стаж роботи станом на «___»______20_____   р. вказують загальну кількість днів, місяців та років.

У рядку «Дата і причина звільнення» записують дату і причи­ни звільнення відповідно до записів у трудовій книжні (скоро­чення штатів, за власним бажанням, за прогул та інші порушен­ня, невідповідність займаній посаді тощо).

У рядку «Відомості про отримання пенсії» (у разі наявності вказується вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавс­твом). У табличці «Родинний стан» вказують ступінь родинного зв’язку (склад сім’ї), прізвище, ім. та по батькові із зазначенням дати народження кожного її члена.

У рядку 11 «Місце фактичного проживання» зазначають об­ласть, місто, район, вулицю, № будинку, квартири, номер кон­тактного телефону та поштовий індекс.

У рядку 12. «Місце проживання за державною реєстрацією» вказують місце поживання за пропискою, паспорт: серія       №_____,      ким     виданий            , дата   видачі.

У розділі II. «ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА - РОБОТОДАВЦЯ)» зазна­чають дату, назву структурного підрозділу, період навчання, вид та форму навчання, а також назву документа, що посвідчує про­фесійну освіту

У розділі III «ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ» відповід­ний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни кваліфікації, назви профе­сії, посади. Всі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

В колонці «код за КП» запис робиться відповідно до Класифі­катора професій ДК 003-2005, затвердженого наказом Держстан­дарту України від 26.12.2005 № 375, з урахуванням позначки кваліфікаційного рівня (6 знаків, наприклад, код професії «муляр» – 7122.2).

Вносячи на підставі наказів записи у трудову книжку про прийняття, переведення чи звільнення, працівник відділу кадрів ознайомлює власника книжки під розписку.

У розділі IV «ВІДПУСТКИ» ведеться облік основних і додат­кових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток.

У рядку «Дата і причина звільнення» вказують число, місяць і рік звільнення, його причину, підстави припинення трудового договору, дату і номер наказу про звільнення.

У рядку «Працівник кадрової служби» зазначається назва по­сади працівника й ставиться підпис.

У рядку «Підпис працівника» ставиться підпис власника тру­дової книжки й вказуються число, місяць і рік отримання.

Особові картки комплектуються за структурними підрозділа­ми підприємства, за прізвищами працівників у алфавітному по­рядку. Для полегшення пошуку особових карток працівників у процесі складання аналітичних довідок, групи карток можуть бу­ти розмежовані кольоровими перекладками із зазначенням назв різних облікових відомостей.

У картотеках з обліку кадрів слід виділити облік особових карток молодих працівників, які закінчили училища менш як у дворічний строк. Після закінчення дворічного строку праці на певному об’єк­ті у рядку «Додаткові відомості» особової картки працівника роб­лять необхідний запис і картку перекладають у загальний відділ картотеки. Аналогічно можна заповнювати особові картки тих пра­цівників, які навчаються у вечірніх та заочних навчальних закладах.

Особові картки на працівників апарату управління повинні мати номери, що відповідають їхнім номерам за порядком у штатно-посадовій книзі.

У разі повторного прийняття особи на роботу на те саме під­приємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

Державні службовці, яких приймають на роботу відповідно до Закону України «Про Державну службу», заповнюють особову картку за формою №П-2ДС, що затверджена наказом Мінстату України від 26.12.1995р. №343. Заповнюється форма відповідно до чинного законодавства та Інструкції по заповненню форми №П-2ДС.

Питання до самоконтролю:

1.                Які до­кументи необхідні для заповнення особової картки з обліку кадрів?

2.                Перерахуйте вимоги щодо заповнення особової картки з обліку кадрів?

3.                В якій послідовності заповнюється особова картка?

4.                Які особливості заповнення особової картки П-2?

5.                Яким документом регламентується ведення карток П-2ДС?

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.