Спеціальні системи документування

План

1.     Вимоги до провадження особової справи.

2.     Складання опису документів особової справи.

3.     Зберігання та передача особових справ в архів.

 

Особова справа – сукупність документів, які містять найповні­ші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі пер­сонального обліку працівників.

Вимоги до провадження особової справи

На підставі документів, що групуються в особовій справі, вив­чаються та використовуються управлінські кадри.

Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-вик­ладацький склад та інших працівників. Провадження особових справ регламентується нормативними актами кадрової служби.

У роботі з особовими справами важливо мати на увазі такі зас­тереження:

· особова справа зберігається на рівні із секретними докумен­тами;

· видається особова справа для службового користування ли­ше тим посадовим особам, яким це право надано керівником організації;

· видача особових справ записується в спеціальному журналі або контрольній картці;

· видана на підставі персонального дозволу особова справа повинна бути повернена до кадрової служби протягом доби;

· винесення особової справи з приміщення кадрової служби за інших обставин не допускається;

· при користуванні особовою справою категорично забороня­ється робити будь-які виправлення записів у ній або вноси­ти до неї нові чи вилучати будь-які документи.

Штатно-посадова та алфавітна книги заповнюються за встановленими формами і слугують для опера­тивного контролю за станом та рухом персоналу.

Оформляються справи після зарахування працівника на ро­боту. Спочатку до особової справи заносять документи, що відоб­ражають процес приймання на роботу, потім – усі основні доку­менти, пов’язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Спра­ви на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кож­ній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і до алфавітної книги особових справ.

До особової справа входять такі документи:     

1.                додаток до особового листка з обліку кадрів;

2.                особовий листок з обліку кадрів з фото працівника розмі­ром 4x6 см;

3.                автобіографію;

4.                копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації, перепідготовку тощо;

5.                перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

6.                різного роду характеристики, відгуки чи рекомендаційні листи;

7.                документи, на основі яких видаються накази про призна­чення, переведення, звільнення працівника (контракт, по­дання, листи про переведення тощо);

8.                копії накази (розпоряджень) про прийняття (призначен­ня), переведення та звільнення працівника або витяги з цих накази;

9.                матеріали проведення атестації;

10.            опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки-об’єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої органі­зації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для на­укових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колекти­ву (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівни­ка. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному по­рядку. Усі вони підшиваються до справи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші доку­менти другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються, у «кишеньці» чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включати до особової справи накази  про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування недоцільно.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомос­тей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бу­ти використані для проведення соціально-демографічних дослід­жень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення іс­торії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і до номенклатури справ не заносяться.

Оформлення обкладинки особової справи: заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім’я, по батькові особи у називному відмінку. Обов’язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи.

Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необ­хідно вкласти у тверду обкладинку.

 

Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить їх порядкові номе­ри, індекси, найменування, кількість аркушів. Складається опис документів при первинному оформленні особової справи у тому порядку, в якому вони розміщені згідно з формою.

Усі документи, що надходять до організації після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із за­писом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обов’язково ставиться дата занесення документа до особової справи.

Наприклад:

Наказ по Інституту

від 08.12.2009 №12-К

10.12.2009

Відповідно заповнюють графи «Кількість аркушів», «Дата ви­лучення», «Ким вилучений документ та з якої причини».

Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор по кадрах робить в описі відповідну позначку: Документ ви­лучено В.П. Недбайло для передачі у ВАК України.

Забороняється вилучати документ з особової справи для зни­щення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі ро­биться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставить­ся підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею по­сади та вказується дата передачі в архів.

 

Зберігання та передача особових справ в архів

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, ко­пію наказу або витяг з нього, а також інші доку­менти (лист про переведення на іншу роботу, подання на звіль­нення тощо), на підставі яких видано наказ, долучають до особової справи та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку збе­рігання – 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони му­сять знаходитись на особливому зберіганні нарівні із секретними документами.

Як правило, особові справи розмішують у сейфах чи, в край­ньому разі, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персона­лу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволя­ється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняєть­ся робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволя­ється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно трима­ти контрольну картку.

Контрольна картка залишається у кадровій службі на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контроль­ній картці ставиться дата повернення, а особова справа поверта­ється на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою в картці вказу­ються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших доку­ментів.

У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переве­дення особи з підприємства на підприємство в межах однієї сис­теми, корпорації.

 

Питання до самоконтролю:

1.                Що таке особова справа? Які документи входять до особової справи?

2.                Де повинні розміщуватися особові справи?

3.                Який термін зберігання особових справ?

4.                Хто має право доступу до користування особовими справами?

5.                Що забороняєть­ся при роботі з особовими справами?

6.                Як здійснюється видача особових справ?

7.                Опишіть процес складання опису документів особової справи.

8.                Як відбувається зберігання та передача особових справ в архів?

 

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.

 

Попередня лекція                                                            Наступна лекція