Спеціальні системи документування

План

1.     Правила ведення трудової книжки.

2.     Заповнення трудової книжки.

3.     Оформлення дублікату трудової книжки.

Трудова книжка є основним документом установленого зразка про трудову діяльність працівника, в якому фіксуються стаж його роботи, нагороди та заохочення.

Порядок видачі та заповнення трудових книжок здійснюєть­ся на основі Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (затвердженої Постановою КМУ № 513 від 18.07.2018) містить такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Заповнення трудових книжок.

3. Вкладиш до трудової книжки.

4. Видача трудової книжки у разі звільнення.

5. Дублікат трудової книжки.

6. Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання.

7. Облік трудових книжок.

8. Розгляд трудових спорів.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників, які пропра­цювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових.

При прийнятті на роботу всі працівники зобов’язані пода­ти у відділ кадрів трудову книжку, оформлену в установлено­му порядку. Прийняття на роботу без трудової книжки забороняється, окрім тих, хто працює за сумісництвом.

На осіб, які тільки розпочинають свою трудову діяльність, трудову книжку заводять безпосередньо, про що робиться запис в журналі реєстрації видачі трудових книжок.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться в присут­ності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийнят­тя на роботу.

В трудову книжку вносяться:

-                 відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;

-                 відомості про роботу, прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення;

-                 відомості про заохочення та нагороди (присвоєння звань, заохочення за успіхи в трудовій діяльності та ін.);

-                 відомості про відкриття, на які видані дипломи згідно з чинним законодавством України.

Стягнення в трудовій книжці не фіксуються.

При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється титульний аркуш.

ТРУДОВА КНИЖКА

№

Прізвище                                                                           

Ім’я                                                                                    

По батькові ____________________________________

Дата народження________________________________

Освіта                                                                                 

Професія, спеціальність_________________________

Дата заповнення________________________________

Підпис власника книжки_________________________

Підпис особи, відповідальної за
видачу трудових книжок

М.П. ____________________

На розгортці трудової книжки фіксуються всі дані (розбір­ливо) по кожній графі.

Запис у трудову книжку відомостей про роботу за сумісниц­твом проводиться за місцем основної роботи на основі наказу керівника, де працівник прийнятий на роботу за сумісництвом. У такому самому порядку проводиться і запис про звільнення з цієї роботи.

Записи про причини звільнення повинні проводитися в трудовій книжці в повній відповідності з формулюваннями діючого законодавства з посиланнями на відповідну статтю, пункт закону.

При розриванні трудової угоди (контракту) з ініціативи працівника та з причин, за якими законодавство надає певні пільги та переваги, запис про звільнення вноситься в трудову книжку з зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням...».

Днем звільнення вважається останній день роботи. Наприк­лад, трудовий контракт з робітником припиняється в зв’язку зі скороченням кадрів.

При переведенні на інше підприємство за розпорядженням вищих інстанцій за згодою керівників цих підприємств робить­ся відповідний запис – про переведення.

В тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сто­рінки відповідних розділів, трудова книжка поповнюється до­датком (вкладкою).

Вкладка (додаток) підшивається в трудову книжку, запов­нюється та ведеться адміністрацією підприємства в тому ж по­рядку, що і трудова книжка.

Вкладка (додаток) без трудової книжки не дійсна!

Про видану вкладку на титульному листі трудової книжки зверху робиться відтиск штампу з написом «Видана вкладка» і вказується серія та номер вкладки.

У випадку необхідності адміністрація підприємства видає працівникам на їх прохання завірені виписки відомостей про роботу з трудової книжки.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагород­ження та заохочення, внесені в трудову книжку за час його роботи на підприємстві, завіряються підписом керівника чи відповідної уповноваженої на це особи, а також відтиском пе­чатки підприємства чи печатки відділу кадрів.

Адміністрація зобов’язана видати працівникові трудову книжку в день звільнення з записом про звільнення.

Особи, які з різних причин втратили трудову книжку (вкладку до неї), зобов’язані негайно повідомити про це адмін­істрацію останнього місця роботи. Не пізніше як через 15 днів після подачі заяви про втрату адміністрація зобов’язана вида­ти працівникові трудову книжку чи вкладку до неї з написом «ДУБЛІКАТ» в правому верхньому ріжку титульного аркуша.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто вка­зується загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточ­нення, на якому підприємстві працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж роботи, підтверджений інши­ми документами (довідками, витягами з наказів, особистими картками чи листів обліку, відомостями на видачу заробіт­ної платні, що підтверджують трудовий стаж), записується в усталеному порядку.

За одержання дубліката особа вносить відповідну плату.

Видача трудових книжок повинна обліковуватися в устале­ному порядку. Для цього ведуться приходо-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок та вкладок до них, книги об­ліку руху трудових книжок та вкладок до них. При отриманні трудової книжки на руки її власник розписується в книзі об­ліку у відповідній графі.

Претензійні питання з ведення трудових книжок вирішу­ються у відповідності з чинним законодавством.

Питання до самоконтролю:

1.                Які існують правила ведення трудової книжки?

2.                Яким чином заповнюють трудові книжки?

3.                Яке призначення вкладки в трудовій книжці? Опишіть вимоги її оформлення.

4.                Яким чином оформлюється дублікат трудової книжки?

5.                Який офіційний документ регулює ведення трудових книжок?

Література: Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури,  2005.

Зразок