1.7-8 Накази щодо особового складу. Правила оформлення

 

План

1. Загальні вимоги до підготовки наказів з особового складу.

2. Підготовка наказів про прийняття на роботу.

3. Підготовка наказів про переведення, переміщення та звільнення з роботи.

4. Підготовка наказів про надання відпустки, відрядження.

5. Підготовка наказів про заохочення, стягнення.

 

Розпорядчими документами щодо особового складу оформля­ються: прийняття на роботу, переведення, заохочення, стягнення, відпустки, відродження, звільнення тощо. Кожна із цих дій регла­ментується відповідними законодавчими та нормативними актами.

Працівник кадрової служби, до обов’язків якого належать під­готовка і оформлення цих документів, повинен неухильно дотри­муватися всіх чинних вимог до їх складання. До того ж, необхід­но подбати і про різні особливості, які часом не передбачені нор­мативними документами або ігноруються виконавцями. Нап­риклад, реалізація заохочення повинна відбуватися вчасно  і в урочистій обстановці.

Загальні вимоги до підготовки наказів з особового складу

Накази з особового складу – це розпорядчі документи, що рег­ламентують прийняття громадян на роботу, переведення і перемі­щення працівників на інші посади, відрядження та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. Складають накази на підставі заяв громадян, службових записок та заяв працівників, протоколів колегіальних органів тощо.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази з особового складу. В індивідуальних – міститься інформація тіль­ки про одного співробітника, в зведених – про кількох, незалеж­но від того, під які управлінські дії вони підпадають.

Пункти в розпорядчій частині зведеного наказу розміщують у такій послідовності: призначення на посаду, переведення, звіль­нення з займаної посади, зміна прізвища тощо.

Складаючи зведені накази, необхідно враховувати, що в одно­му документі не повинна міститися інформація з різними термі­нами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про на­дання відпустки, відрядження і т.ін., які мають короткий (3 роки) термін зберігання, на відміну від наказів щодо кадрових перемі­щень, які зберігаються 75 років.

Накладення дисциплінарних стягнень і оголошення заохо­чень також оформлюють, переважно, окремими наказами.

За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує їх використання для отримання довідок. Накази друкують, зазви­чай, на бланках наказів формату А4.

Основні реквізити наказу з особового складу: • Назва виду документа. • Дата. • Реєстраційний індекс. • Місце складання або видання. • Заголовок до тексту документа. • Текст документа та додатки. • Підстава видання. • Підпис керівника організації. • Гриф погодження (проставляється у проекті документа). • Візи. • Прізвище виконавця.

Порівняно з наказами з основної діяльності, складання і оформлення наказів з особового складу має певні особливості:

1. До номерів наказів з особового складу долучають індекс «К» (кадри) або «ВК» (відділ кадрів), наприклад: № 134-вк. Слово НА­КАЗ друкують великими літерами напівжирним шрифтом з ви­рівнюванням по центру.

2. У заголовку до тексту складного наказу зазначають «По осо­бовому складу» або «З особового складу», а до простих наказів – «Про прийняття», «Про зарахування», «Про переведення на іншу посаду», «Про звільнення» тощо. Заголовок оформлюють за пра­вилами складання реквізиту «Заголовок до тексту».

3. Слово НАКАЗУЮ: відокремлюється від попереднього та послідуючого текстів двома міжрядковими інтервалами, друку­ється великими літерами з вирівнюванням по лівому краю.

4. У наказах з особового складу констатуючої частини може не бути. Кожен пункт розпорядчої частини  наказу може починатися з дієслова, яке означає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПРИЙНЯТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ тощо (друку­ють великими літерами з вирівнюванням по лівому краю). Після них ставлять двокрапку. В наступному рядку з абзацу друкують прізвище (великими літерами), ім’я та по батькові особи; щодо якої видається наказ, її посада, структурний підрозділ та іншу ін­формацію, яка залежить від виду наказу.

5. Текст кожного пункту розпорядчої частини наказу друкують з абзацного відступу через 1-1,5 міжрядкові інтервали. Якщо текст пунктів друкується через один міжрядковий інтервал, то між ними варто робити додатковий інтервал – відступ (порожній рядок), що дорівнює 2-4 інт.

6. Під текстом наказу (з вирівнюванням по лівому краю) заз­начають підставу, яку оформлюють так само, як і реквізит «Від­мітка про наявність додатка»). Підставою може бути заява, кон­тракт, доповідна записка тощо.

7. Погодження проекту наказу з особового складу оформлю­ють аналогічно до наказів із загальних питань. Проект наказу погоджується відповідними службами організації, наприклад, фінансовим відділом, юрисконсультом, начальником виробничого відділу. Погодження проекту наказу проводиться за прийнятими в організації правилами.

8. Візи в наказах проставляються за прийнятими в організації правилами.

9. Після зазначених слів ставиться двокрапка, далі проставля­ються підписи працівників, розшифрування підпису працівника (працівників), проставляються дати ознайомлення.

Оскільки пункти наказу стосуються різних структурних під­розділів і осіб начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу всіх у ньому зазначених осіб, у чому вони розписуються в оригіналі.

10. Завізований проект наказу підписує керівник організації. Реквізит «Підпис» розміщується після тексту наказу й оформлю­ється згідно з вимогами чинного ДСТУ 4163-2003.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Якщо терміни чомусь не зазначені, вони обчислюються з моменту підписання наказу.

 

Підготовка наказів про прийняття на роботу

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначати:

·     ключове слово: «ПРИЙНЯТИ:» (для рядових працівників), «ПРИЗНАЧИТИ:» (на керівну виборчу посаду), «ЗАРАХУ­ВАТИ:» (на навчання);

·     прізвище, ім’я, по батькові працівника в родовому відмінку (ПЕТРЕНКА Івана Івановича, ТАРАСЕНКО Ніну Данилівну);

·     посаду (спеціальність, кваліфікацію, категорію, розряд), до складу якої входить назва структурного підрозділу (на поса­ду секретаря корпоративного відділу... електромонтажником-налагоджувальником 3-го розряду механоскладального цеху № 12);

·     дату початку роботи (оформляється з прийменником «з», наприклад: з 03.09.2009);

·     вид роботи (постійна, за сумісництвом);

·     умови оплати праці (повинно бути вказано і рівень оплати праці: не «згідно із штатним розписом», як нерідко пишуть, а вказані тарифна ставка чи оклад на час видання наказу, наприклад: з посадовим окладом 2210 (дві тисячі двісті де­сять) грн. на місяць згідно зі штатним розписом / з оплатою відповідно до укладеного контракту).

У наказі або розпорядженні про прийняття працівника на ро­боту можуть зазначатися й додаткові умови, а саме:

·     строк випробування з метою перевірки відповідності пра­цівника дорученій роботі;

·     строк укладення трудового договору (на опалювальний се­зон..., на період відпустки для догляду за дитиною... тощо);

·     тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень;

·     відсоток ставки посадового окладу (0,5 ставки посадового окладу);

·     матеріальна відповідальність (з повною (колективною) мате­ріальною відповідальністю);

·     оплата витрат у зв’язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість;

·     звільнення працівника від направлення у відрядження при роз’їзному характері роботи.

 

Підготовка наказів про переведення  та переміщення

Якщо ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі обов’язково зазначається; мотивація переведення, а працівник, ознайомившись із наказом, повинен, окрім підпису, зазначити: «З переведенням згоден».

Переміщення працівника на тому самому підприємстві на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій самій місце­вості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим до­говором, не вважається переведенням на іншу роботу, й не потре­бує згоди працівника. Водночас власник або уповноважений ним орган не мають права переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров’я.

На підставі розпорядження власника або заяви працівника кадровою службою готуються й оформляються накази про переве­дення працівників на іншу роботу на тому самому підприємстві. У розпорядчій частині наказу (розпорядження), крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади, квалі­фікації, повинні бути зазначені:

·     посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

·     дата і строк переведення (постійно чи тимчасово). У разі тимчасового переведення вказують його тривалість;

·     причини переведення (у зв’язку з виробничою потребою; прос­тоєм; за станом здоров’я, вагітністю або неможливістю ви­конувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

·     умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чин­ним законодавством;

·     підстави видання наказу.

Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, другий – передається в бухгалтерію, третій – долучають до особової справи працівника.

На підставі наказу про переведення на іншу роботу відділ кадрів уносить відмітки в особову картку, трудову книжку та інші документи. На зворотній стороні форми роблять­ся відмітки про нездані майново-матеріальні та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.

 

Підготовка наказів про звільнення з роботи

У розпорядчій частині наказу про звільнення, окрім ключового слова «ЗВІЛЬНИТИ: », прізвища, імені та по батькові працівника, слід зазначати:

♦ посаду (спеціальність, кваліфікацію), структурний підрозділ (місце роботи);

♦ дату й причину (підставу) припинення трудового договору (звільнення з роботи). Дату оформляють без прийменника «з», оскільки днем звільнення вважається останній  день ро­боти, наприклад: 17 червня 2009 року;

♦  пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;

♦  підстави та мотиви звільнення.

Підстави звільнення повинні бути викладені стисло, відповідно до чинного законодавства.

 

Підготовка наказів про надання відпустки

Законодавством України передбачене право на відпустки всім громадянам України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями. Право на від­пустку реалізують оформленням наказу про надання відпустки.

Умови, тривалість надання відпусток, державні гарантії права на відпустку встановлені статтею 45 Конституції України, Зако­ном України «Про відпустки», а також КЗпП. Порядок надан­ня інших видів відпусток регулюється Законами України «Про статус суддів», «Про пожежну безпеку» тощо.

У наказах про надання відпустки слід заз­начити її вид (основна; додаткова; навчальна; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; без збереження заробітної плати; за сімейни­ми обставинами тощо), загальну кількість календарних днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, період роботи, за який на­дано відпустку.

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховується час фактичної роботи протягом робочого року, за який надається відпустка.

На підставі затвердженого графіка відпусток або заяви праців­ника на підприємстві, в установі, організації видається наказ про надання відпустки.

У наказі слід вказати прізвище, ім’я, по бать­кові, посаду працівника, вид, дату початку та строк відпустки, а також робочий рік, за який надається щорічна відпустка.

Наказ видається у двох примірниках. Один залишається у від­ділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується наказ керівником підприємства, узгоджується з начальником відділу кадрів і керівником структурного підрозділу.

На підставі наказу про надання відпустки працівник відділу кадрів робить запис в особовій картці працівника за формою № П-2 у розділі «Відпустки». Відповідні записи про надання відпустки заносять і в журнал обліку відпус­ток.

 

Підготовка наказів про відрядження

Питання відряджень працівників установ, організацій та під­приємств усіх форм власності регламентовані Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Строки, на які можна направити працівника у відрядження, визначаються керівником підприємства. Загальний строк відряд­ження в межах України обмежений 30 календарними днями (за кордон – 60 днів), хоча можуть бути винятки для окремих кате­горій працівників.

У наказах про відрядження зазначають:  • ключове слово «ВІДРЯДИТИ»;  • прізвище, ім’я та по батькові працівника;  • посаду (спеціальність, кваліфікацію, структурний підрозділ);  • пункт відрядження (назву організації, місто, країну, якщо працівника відряджають за кордон);  • період відрядження (дату початку та закінчення відряджен­ня), кількість днів відрядження (оформлюється за допомо­гою мовного штампа «з.... по.... терміном на... днів).

Направлення працівника у відрядження, окрім наказу, супро­воджується оформленням таких первинних документів: завдання на відрядження, попередній кошторис витрат на відрядження, посвідчення про відрядження із записом у журналі реєстрації від­ряджень, а також документів, що підтверджують зв’язок відряд­ження з діяльністю підприємства.

 

Підготовка наказів про заохочення

Заохочення можуть бути у вигляді подяк, нагород, премій, цінних подарунків, присвоєння звання найкращого працівника за фахом; нагородження нагрудним значком. За особливі трудо­ві слуги тощо. Матеріали про заохочення працівників пода­ються у вищі органи: нагородження орденами, медалями, почес­ними грамотами, присвоєння почесних звань тощо.

Застосовуються заохочення власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комі­тетом підприємства, установи, організації.

Наказ готують працівники кадрової служби, і він видається на підставі загальних вимог та положень, зазначених у цьому моду­лі. Цей вид номіналу документа може мати такі ключові слова: «НАГОРОДИТИ:», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:» тощо.

Мотивація може набувати таких форм; «За тривалу і сумлінну працю та у зв’язку з 60-річчям від дня народження», «За успішне ви­конання/перевиконання планового завдання» тощо.

Заохочення за особливі трудові заслуги заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці «Відомості про нагородження.

 

Підготовка наказів про стягнення

У наказах про стягнення записуються ті стягнення, які перед­бачені законодавством про працю: догана, звільнення. Законо­давством, статутами та положеннями про дисципліну можуть бути передбачені і записані для окремих категорій працівників й ін­ші дисциплінарні стягнення (ст.147 КЗпП України).

Перед тим, як готувати наказ про стягнення, необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення, а в разі відмови скласти відповідний акт в установленому порядку із зазначенням присутніх при цьому свідків. Відмова працівника дати письмове пояснення не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосований тільки один із таких засобів стягнення: • догана; • звільнення. Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників і ін­ші дисциплінарні стягнення.

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому на­дано право приймати на роботу працівника. Дис­циплінарне стягнення оголошується в наказі (наказ готується на підставі вимог загальних положень) і повідомляється працівни­кові під розписку (ст. 149 КЗпП України).

Складовими тексту наказу є: • прізвище, ім’я, по батькові працівника; • посада (спеціальність), структурний підрозділ (місце роботи); • вид стягнення (догана, звільнення); • мотивація та підстава накладення дисциплінарного стягнення.

За кожне порушення дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.

 

Питання до самоконтролю:

1.                Дайте характеристику загальним вимогам до підготовки наказів з особового складу.

2.                Що необхідно зазначати у наказах про прийняття на роботу?

3.                Що необхідно зазначати у наказах про переведення, переміщення та звільнення?

4.                Що необхідно зазначати у наказах про надання відпустки та відрядження?

5.                Що необхідно зазначати  у наказах про заохочення та стягнення?

 

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.

Інспектору відділу кадрів Івановій

до наказу

12.09.2018         підпис

Директору Новомосковської ЗОШ № 4

Герасименко Марії Віталіївні

заступника директора з навчальної роботи

Карпенко А.В.     

 

Службова записка

 

Про оголошення подяки Морозовій Н.М.

 

Морозова Наталя Михайлівна 27 років працює викладачем української літератури. Неодноразово учні Морозової Н.М. ставали переможцями міських та обласних олімпіад, конкурсів. Морозова Н.М. виконує обов’язки голови профспілкового комітету школи, бере активну участь у громадському житті міста.

За багаторічну плідну працю, вагомий внесок у виховання молоді та з нагоди Дня працівників освіти пропоную оголосити подяку викладачу української літератури Морозовій Наталі Михайлівні із занесенням до трудової книжки.

 

12.09.2018                                                                                             підпис

 

 

 

 

Наказ про заохочення

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

 

Новомосковська загальноосвітня школа № 4

НАКАЗ

13.09.2018                                                  м.Новомосковськ                                    № 45-О

 

Про оголошення подяки

Морозовій Н.М.

 

ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ: МОРОЗОВІЙ Наталі Михайлівні, викладачу української літератури, за багаторічну плідну працю, вагомий внесок у виховання молоді та з нагоди Дня працівників освіти. Інспектору відділу кадрів Івановій І.І. зробити запис в трудовій книжці Морозової Н.М.

Підстава: службова записка Карпенко А.В. від 12.09.2018.

 

Директор                                                                                     М.В.Герасименко

 

Візи:

Заступник директора з навчальної роботи   підпис   О.І.Варенко

13.09.2018

Юрист   підпис    О.Е.Каневська

13.09.2018

Керівник відділу кадрів  підпис  Д.Е.Кравченко

13.09.2018

 

Інспектору відділу кадрів                                                    Директору ТОВ «Київмаш»

Івановій І.І.                                                                             Григорову Петру Романовичу

До наказу                                                                               керівника виробничого відділу

25.05.2018    підпис                                                               Зубана Анатолія Вадимовича

 

Службова  записка

Довожу до Вашого відома, що електрослюсар Пономар Іван Сергійович неодноразово порушує правила внутрішнього розпорядку, запізнюється на роботу, невчасно виконує виробничі завдання.

Додаток: акти про порушення трудової дисципліни від 06.03.2017 № 3, 24.04.2017 № 4, пояснювальна записка Пономаря І.С. від 25.05.2018.

 

   25.05.2018                                                                                         підпис                                           

 

 

 

 

 

Наказ про стягнення 

 

ТОВ «КИЇВМАШ»

 

НАКАЗ

25.05.2018                                                          м.Київ                                           № 67-О

 

Про оголошення догани

Пономарю І.С.   

 

ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ: ПОНОМАРЮ Івану Сергійовичу, електрослюсарю, за неодноразові порушення правил внутрішнього розпорядку, запізнення на роботу, невчасне виконання виробничих завдань.

Підстава: службова записка керівника виробничого відділу  Зубана А.В. від 25.05.2018, акти про порушення трудової дисципліни від 06.03.2017 № 3, 24.04.2017 № 4, пояснювальна записка Пономаря І.С. від 25.05.2018.

 

Директор                                                                                                  П.Р.Григоров

 

Візи:

Керівник виробничого відділу  підпис      А.В.Зубан

25.05.2018

Юрист   підпис    О.Е.Каневська

25.05.2018

Керівник відділу кадрів     підпис    Д.Е.Кравченко

25.05.2018

 

 

Керівнику відділу кадрів Кравченко Д.Е. 

До наказу

14.05.2018

 

Директору ЗОШ № 1

м.Новомосковськ

Катеринославській  Ганні Олегівні

секретаря

Лукашенко Марини Іванівни

 

Заява

Прошу надати щорічну відпустку за 2018 календарний рік на 24 календарні дні з 04 червня 2018 р.

 

14.05.2018                                                                                              підпис

 

 

ПОГОДЖЕНО:

Голова профспілкового комітету

 ___________ А.В. Іванов

05.01.2018

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Директор

__________ Г.О. Катеринославська

06.01.2018

 

                                                                       

 

Наказ про надання відпустки

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУК УКРАЇНИ

Новомосковськ загальноосвітня школа № 1

НАКАЗ

02.06.2018                                                  м.Новомосковськ                                       № 57-О

Про надання щорічної відпустки

Лукашенко М.І.

 

НАДАТИ: ЛУКАШЕНКО Марині Іванівні, секретарю, щорічну відпустку за 2018 календарний рік на 24 календарні дні з  04 червня 2018 року по 27 червня 2018 року.

Підстава: заява Лукашенко М.І. від 14.05.2018, графік відпусток на 2018 рік.

 

Директор                                                 підпис                             Г.О. Катеринославська     

 

Візи:

Головний бухгалтер    підпис     О.І.Варенко

14.05.2018

Юрист   підпис   О.Е.Каневська

14.05.2018

Керівник відділу кадрів     підпис   Д.Е.Кравченко

14.05.2018

 

Керівнику відділу кадрів Петренко А.А.

Взяти участь у семінарі

16.01.2018   підпис

 

Директору Криворізького коледжу

Національного технічного університету

«Дніпровська політехніка»

Коновалюку Л.М.

 

Телефонограма

                                                                                                             

16.01.2018                                                         №  97                                    Тел. 100 10 20

 

23 січня 2016 року о 12.00 в актовій залі Державного ВНЗ «НГУ» проводиться навчальний семінар з кадрових питань.

Реєстрація учасників з 11.00 до 11.45 – за місцем проведення заходу.

 

Керівник відділу кадрів

Державного ВНЗ «НГУ»                       (підпис)                                          В. Білоус

 

Передав:

референт Пізняк

тел.101 23 45

Дата передавання: 16.01.2018

Прийняв:

секретар Лавренко

тел. 100 10 20

 

 

Наказ про відрядження

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

 

НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

"ДНІПРОВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"

Криворізький коледж Національного технічного університету   

«Дніпровська політехніка»

(Криворізький коледж НТУ «ДП»)

 

НАКАЗ

 

17.01.2018                                                 м. Кривий Ріг                                       № 57-О

 

Про відрядження Петренко А.А.

 

ВІДРЯДИТИ: ПЕТРЕНКО Анастасію Альбертівну, керівника відділу кадрів, 23 січня 2018 року терміном на 1 день до м. Дніпро в Національний технічний університет «Дніпровська політехніка» для участі у навчальному семінарі з кадрових питань. Головному бухгалтеру оплатити відрядження згідно чинного законодавства.

Підстава: телефонограма від 16.01.2018 № 97.

 

Директор                                               підпис                                      Л.М.Коновалюк

 

Візи:

Головний бухгалтер    підпис    О.І.Варенко

17.01.2018

Юрист   підпис   О.Е.Каневська

17.01.2018

Керівник відділу кадрів   підпис   А.А. Петренко

17.01.2018

 

Попередня лекція                                                            Наступна лекція