Спеціальні системи документування

План

1.     Механізм прийняття працівника на роботу.

2.     Схема звільнення працівника з роботи.

3.     Механізм переведення працівника на іншу посаду.

Трудова діяльність працівника документально відобра­жається в механізмах прийняття, звільнення, переведення, на­дання відпусток та ін.

Документування трудової діяльності здійснюється відділом кадрів як структурною одиницею канцелярії або працівником, який відповідає за дану ділянку роботу в організації. В канце­лярії – інспектором кадрів, у організаціях різної фор­ми власності – секретарем-референтом.

Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою: • написання особистої заяви; • оформлення наказу; • укладення контракту; • заведення трудової книжки (заповнення її); • заведення особової картки; • відкриття рахунку на працівника по заробітній платні в бухгалтерії; • заведення особової справи.

Написання особистої заяви здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу. Реквізити заяви: адресат (назва організації або посада, прізвище та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява); адресант (прізвище особи, яка звер­тається з заявою); назва виду документа; текст; підстава (до­даток або перелік документів, доданих до заяви на підтверджен­ня фактів, викладених у тексті); дата; власноручний підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівником не буде укладено контракт. На заяві після її написання повинен з’яви­тися ще один реквізит – «резолюція», яка може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділ кадрів» з підписом керівни­ка та датою написання резолюції.

Заява або контракт стають підставою для оформлення на­казу по прийняттю працівника на роботу.

Накази по трудовій діяльності мають деякі відмінності від наказів по основній діяльності. По-перше, до індексу (номера) наказу додається додаткова позначка – «о/с» або «к», яка вка­зує на те, що наказ відтворює певний вид фіксації трудової ста­ну. «О/с» – особові справи, оскільки наказ надалі входитиме в особову справу працівника. «К» – кадри – відповідна структур­на одиниця, яка працює над кадровими питаннями колективу підприємства. Наприклад: наказ № 42 о/с або наказ № 21-к.

По-друге, в заголовку до тексту наказу фіксується факт пев­ного механізму дії, пов’язаного з трудовою діяльністю праців­ника. Пишуть або узагальнюючий вид, або конкретну роботу з кадрової діяльності. Наприклад: «З кадрових питань» – узагаль­нюючий заголовок, «Про прийняття на роботу» («Про переве­дення», «Про звільнення») – конкретизація (механізмів прий­няття на роботу, звільнення, переведення або ін.). По-третє, в констатуючій частині можуть бути вказані причини видання наказу, наприклад: факти порушення трудової дисципліни або написання особистої заяви працівника, складання контракту, доповідна чи пояснююча записка або відповідна стаття КЗпП. По-четверте, в тексті рекомендується вживати один з елементів ділового мовного етикету. В розпорядчій частині замість дієслова наказової форми однини «наказую» вживається неозна­чена форма дієслова «призначити» та, відповідно, «перевести», «звільнити», «надати» та ін.

Наказ по о/с може бути вузьконаправленим, тобто відображати стан діяльності одного працівника з певного питання, наприклад звільнення. Текст такого наказу досить простий. У ньому відображений тільки один факт. В деяких випадках в одному наказі може бути відображено кілька механізмів трудової діяльності, які стосуватимуться кількох працівників, на­приклад, звільнення, переведення, прийняття. Це може бути обумовлено тим, що в один день відбуваються такі види кадро­вої діяльності працівників організації. Такі накази членують текст на кілька пунктів, кожний з яких стосується окремого працівника.

Тексти наказів з особового стану, як правило, однотипні і можуть бути подані в формалізованому вигляді.

По-п’яте, в наказі по о/с повинна бути помітка про ознай­омлення з наказом працівника, стосовного якого даний доку­мент був оформлений.

Така помітка може мати вигляд: «З наказом ознайомлений», зроблено рукописним способом на першому примірнику нака­зу з датою ознайомлення.

Накази оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату А-4.

Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається раху­нок на ім’я працівника по заробітній платні. При звільненні рахунок закривається і з працівником проводиться повний фінансовий розрахунок згідно з діючим законодавством.

Механізм звільнення працівника з роботи відбувається за такою схемою: • заява робітника про звільнення (припинення строку дії контракту); • наказ про звільнення; • запис у трудовій книжці та видача її на руки; • запис в особовій картці ф.Т-2 чи особовій справі; • закриття особистого рахунку працівника і повний розра­хунок з ним.

Заява про звільнення пишеться робітником за два тижні до імовірного терміну припинення трудової діяльності і подаєть­ся на погодження керівнику підприємства. Керівник видає на­каз про звільнення відповідно до чинного законодавства, ро­бить відповідний запис у трудовій книжці і в особовій картці ф.Т-2. Копія наказу про звільнення направляється в бухгалтерію, де на підставі даного документа здійснюється повний роз­рахунок з працівником. При припиненні строку дії контракту, якщо він не переукладається надалі, також видається наказ про звільнення і здійснюються відповідні дії, пов’язані з припинен­ням трудової діяльності.

Механізм переведення працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою: • подання (заява працівника або службова записка керів­ника структурного підрозділу, якому підпорядкований працівник), в якому обґрунтована необхідність переве­дення на іншу посаду; • наказ по о/с про переведення; • запис у трудовій книжці; • запис   в особовій картці ф.Т-2 чи особовій справі; • запис на особистому рахунку по заробітній платі.

У такому випадку копії наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються в особову справу, бухгалтерію, і при зміні окладу проводиться відповідна зміна на особистому рахунку працівника по заробітній платні.

Згідно з діючим трудовим законодавством працівника мож­на перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті, тобто номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причет­ний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він працює, або на нього заведена кримінальна справа.

Питання до самоконтролю:

1.   За якою схемою здійснюється прийняття працівника на роботу?

2.   Назвіть реквізити особистої заяви про прийняття на посаду.

3.   Які особливості мають накази по трудовій діяльності?

4.   За якою схемою відбувається механізм звільнення працівника з роботи?

5.   За якою схемою відбувається механізм переведення працівника на іншу посаду?

Література: Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури,  2005.

Заява про прийняття на роботу

Інспектору відділу кадрів Івановій І.І.                    Директору ТОВ «Будівельник Київ»

До наказу                                                                   Сидоренку Вадиму Андрійовичу

12.03.2018   підпис                                                    Поденко Тетяни Петрівни

                                                                                    мешкаю за адресою:

вул. Леніна, 25, м. Київ,

                                                                                    тел.: 25-37-48

Заява

Прошу прийняти на посаду інспектора відділу кадрів ТОВ «Будівельник Київ» з 15.03.2018.

12.03.2018                                                                                                  підпис

Наказ про прийняття на роботу

ТОВ «БУДІВЕЛЬНИК КИЇВ»

НАКАЗ

15.03.2018                                                          м.Київ                                                   № 46-О

Про прийняття

Поденко Т.П.

ПРИЙНЯТИ: ПОДЕНКО Тетяну Петрівну на посаду інспектора відділу кадрів з 15 березня 2018 року з посадовим окладом згідно штатного розпису.

Підстава: заява Поденко Т.П. від 12.03.2018.

Директор                                                                                         В.А.Сидоренко

Візи:

Головний бухгалтер    підпис     О.І.Варенко

15.03.2018

Юрист   підпис    О.Е.Каневська

15.03.2018

Керівник відділу кадрів     підпис   Д.Е.Кравченко

15.03.2018

Заява про звільнення

Інспектору відділу кадрів Івановій І.І.                                            Директору ТОВ «Геркулес»

До наказу                                                                                           Петрову Віктору Павловичу

21.04.2018   підпис                                                                            провідного менеджера

Онопенко Тетяни Петрівни

Заява

Прошу звільнити з займаної посади за власним бажанням 23 квітня 2018 р. у зв’язку зі зміною місця проживання, довідка додається.

20.04.2018                                                                                                           підпис

Наказ про звільнення

ТОВ «ГЕРКУЛЕС»

НАКАЗ

23.04.2018                                                        м.Павлоград                                    № 456-О

Про звільнення ОнопенкоТ.П.

ЗВІЛЬНИТИ: ОНОПЕНКО Тетяну Петрівну, провідного менеджера, з займаної посади за власним бажанням з 23 квітня 2018 року відповідно до статті 38 КзПП України. Головному бухгалтеру зробити остаточний розрахунок.

Підстава: заява Онопенко Т.П. від  20.04.2018.

Директор                                                            підпис                                           В.П.Петров

Візи:

Головний бухгалтер    підпис    О.І.Варенко

23.04.2018

Юрист   підпис   О.Е.Каневська

23.04.2018

Керівник відділу кадрів   підпис   Д.Е.Кравченко

23.04.2018

З наказом ознайомлений(а):

   підпис   Т.П.Онопенко

23.04.2018

Заява про переведення працівника на іншу посаду

Заява

Прошу перевести на посаду інспектора відділу кадрів з 20.05.2018.

18.05.2018                                                                                                           підпис

Наказ про переведення працівника на іншу посаду

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

"ДНІПРОВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"

Павлоградський коледж Національного технічного університету                  

«Дніпровська політехніка»

НАКАЗ

20.05.2018                                                      м.Павлоград                                             № 46-О

Про переведення Княжевич Н.І.

ПЕРЕВЕСТИ: КНЯЖЕВИЧ Надію Іванівну, лаборанта, на посаду інспектора відділу кадрів з 25 травня 2018 року.

Підстава: заява Княжевич Н.І. від 18.05.2018.

Директор                                                підпис                           Л.М.Горбатюк

Візи:

Головний бухгалтер    підпис    О.І.Варенко

20.05.2018

Юрист    підпис   О.Е.Каневська

20.05.2018

Керівник відділу кадрів   підпис   Н.О. Полозова

20.05.2018