Спеціальні системи документування

 

План

1.                Класифікація кадрової документації.

2.                Організаційні документи.

3.                Розпорядчі документи.

 

Класифікація кадрової документації

Кадрова документація містить інформацію про особовий склад підприємства: найм і  призначення на посади, навчання, оцінювання, атестацію, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо.

Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян.

Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками.

За функціями кадрові документи поділяють на: • організаційні; • довідково-інформаційні; • розпорядчі; • особисті; • особові; • облікові.

 

Організаційні документи

До організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами у суб’єкта господарювання. Це колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку; положення: про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян, посадові інструкції тощо.

Довідково-інформаційні документи

Документи, які надають поточну інформацію – доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо складають групу довідково-інформаційних документів.

Розпорядчі документи

До розпорядчих документів належать накази керівника про зарахування на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів тощо.

Особисті документи

До групи особистих документів відносяться документи, що належать працівникам. Вони містять інформацію, яку працівник повідомляє про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях.

Такими документами є трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом, свідоцтво про освіту, дипломи про наукові ступені тощо. Із цих документів у відділах кадрів в оригіналі залишається лише трудова книжка, по всіх інших документах – копії.

До особистих документів також належать: посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, сертифікат про підвищення кваліфікації тощо.

Особові документи

Від особистих слід відрізняти особові документи. Це документи, які працівник готує власноручно: заяви про прийом на роботу, про звільнення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також документи про призначення нагороджень тощо.

Облікові документи

Групу облікових документів складають документи, що накопичують інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відомостей про склад і переміщення кадрів. Серед них виділяють первинні і похідні.

Облікові первинні. Облікові первинні документи слугують для накопичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка (П-2), документи особової справи, картка спеціаліста тощо.

Облікові похідні – книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних, в яких формується зведена інформація по підприємству. Це штатна посадова та алфавітна книги; книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву; книга обліку трудових книжок; журнали обліку відпусток; дисциплінарних стягнень; обліку прийняття, переміщення, звільнення тощо.

 

Організаційні документи

Організаційні документи надають інформацію про організацію праці та її оплати на підприємстві в цілому, а також про організацію, регламентацію роботи конкретних осіб.

До першої групи документів належать: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку та інші документи. До другої групи відносять у першу чергу посадові інструкції.

Посадові інструкції. Посадові інструкції слугують дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Посадова інструкція і є тим документом, у якому визначено завдання та обов’язки працівника, його права та відповідальність. Посадові інструкції розробляють для керівників, спеціалістів, фахівців і технічних службовців на основі кваліфікаційних характеристик професій, згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників.

Посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів спільно з працівниками кадрового підрозділу, погоджуються з юридичним відділом, профспілковим комітетом та затверджуються керівником підприємства в установленому порядку. Обов’язковим є доведення посадової інструкції до відома працівника під розписку.

Інструкції мають містити повний перелік завдань, обов’язків та повноважень працівників, а також обумовлювати їх відповідальність, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення робіт, а в разі потреби – містити необхідні пояснення. Структура та зміст розділів посадової інструкції: Загальна частина; Посадові обов’язки; Права працівника; Взаємовідносини за посадою; Кваліфікаційні вимоги; Відповідальність працівника.

Якщо ж до посадової інструкції потрібно внести суттєві зміни, її затверджують заново. Немає потреби в перезатвердженні посадової інструкції в разі прийняття на посаду нового працівника, достатньо ознайомити його із затвердженою посадовою інструкцією під розписку.

Положення про структурний підрозділ. Згідно зі статтею 64 Господарського кодексу України підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління. Функції, права та обов’язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами. Тобто Положення про структурний підрозділ – це документ, який визначає роль та місце структурного підрозділу в системі управління підприємством і призначений для нормативно-правової регламентації діяльності цього підрозділу. Іноді помилково вважають, що за наявності Положення про структурний підрозділ не потрібно розробляти посадову інструкцію начальника цього структурного підрозділу.

Положення про структурні підрозділи і посадові Інструкції для керівників структурних підрозділів – це обов’язкові нормативні організаційно-розпорядчі документи, які виконують різні регулятивні функції.

 

Розпорядчі документи

До розпорядчих документів з особового складу належать накази, що регламентують прийняття найманих працівників на роботу, їх переміщення на інші посади, звільнення, надання різного роду відпусток, заохочення, накладання стягнень тощо.

 

Питання для самоконтролю:

1.                За якими ознаками класифікується кадрова документація?

2.                Які документи належать до групи організаційних?

3.                Які документи належать до групи розпорядчих?

 

Література: Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство. – К.: Каравела, 2006.

Попередня лекція                                                            Наступна лекція