1.3 Основи кадрового діловодства, його роль і призначення, класифікація кадрової документації

 

 

План

1.     Визначення поняття «кадрового діловодства».

2.     Класифікація кадрової документації.

 

Визначення поняття «кадрового діловодства»

Терміносполучення «кадрове діловодство» ґрунтується на поняттях «кадри» і «діловодство», які є загальновживаними. Так, діловодство, відповідно до чинного національного стандарту, визначається як сукупність процесів, що охоплюють питання документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами.

Кадри – це головний об’єкт управління на рівні підприємства, від якості добору якого залежить його успіх; це постійний штат працівників організації. Під кадрами розуміють штатних кваліфікованих працівників, котрі пройшли попередню практичну підготовку і мають спеціальні знання, трудові навички та досвід роботи в обраній сфері діяльності.

Таким чином кадрове діловодство можна подати як документаційне забезпечення роботи з кадрами, тобто створення комплексу документів щодо побудови своєчасної і бездоганної роботи з працівниками того чи іншого підприємства.

Сучасний рівень управління характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання менеджменту реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної протидії конкуруючих сторін. За цих умов на кадрові служби необхідно покладати завдання ефективної інформаційної підтримки виконання всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

В установі повинен бути створений єдиний порядок роботи з кадровою документацією, яка за своїм складом є соціально значимою й вимагає уваги при оформленні, обліку, використанні та зберіганні впродовж певного строку.

Найхарактернішою рисою кадрової документації також є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково зазначені документи лежать в основі фондів особистого походження.

Принципи роботи з кадровою документацією

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства й характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

Система роботи з кадровою документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна гуртуватись на принципах: ділової необхідності; одноразової реєстрації документів; децентралізації відповідальності за виконання та принципі паралельності обробки документів.

 

ЗВЕДЕНА СИСТЕМА КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ЗА ФУНКЦІОНАЛЬНИМИ ОЗНАКАМИ

 

№

Наймену­вання групи

Найменування підгрупи

Види документів, що можуть застосовуватись

1

2

3

4

1

Документація щодо прийому, переміщення  та обліку кадрів

 

 

Документація з прийняття на роботу

Заява про прийняття на роботу, контракт, наказ про зарахування, документи особової справи, трудова книжка

 

 

Документація щодо переведення на іншу роботу

Заява про переведення на іншу роботу, подання про переведення, контракт, наказ про переведення

 

 

 

 

Документація щодо звільнення з роботи

Заява про звільнення з роботи, пояснювальна записка, рішення профспілкового комітету, наказ про звільнення

 

 

 

 

Документація з оформлення відпусток

Заява про надання відпустки, графік відпусток, рішення (наказ) про надання відпустки

 

 

 

 

Документація з оформлення відряджень

Службова записка про необхідність відрядження, наказ про відрядження, посвідчення про відрядження, журнал обліку відряджень, звіт про відрядження

 

 

 

 

Документація з оформлення заохочень

Подання про заохочення, рішення профспілкового комітету, наказ про заохочення

 

 

 

 

Документація з оформлення стягнень

Доповідна записка про порушення трудової дисципліни, пояснювальна записка, рішення профспілкового комітету, наказ про оголошення стягнення, журнал обліку стягнень

2.

Документація щодо підготовки кадрів та підвищення їх кваліфіка­ції

Документація щодо підготовки кадрів

Списки осіб, які навчаються, журнали обліку підготовки працівників за професіями, накази про зарахування і закінчення навчання, протоколи засідань екзаменаційних комісій, свідоцтва про підготовку і т.п.

 

 

 

 

Документація щодо підвищення квалі­фікації кадрів

Списки осіб, яким необхідно підвищити кваліфікацію, навчальні плани, робочі програми, журнали обліку роботи академічних груп, накази про зарахування і закінчення навчання, протоколи засідань випускних комісій, свідоцтва про підвищення кваліфікації

3.

 

 

Документація щодо атестації кадрів і роботи з резервом кадрів

 

 

Документація щодо атестації кадрів

Наказ про проведення чергової атестації, списки осіб, які підлягають атестації, графік проведення атестації, службові характеристики, атестаційні листи, протоколи засідань атестаційних комісій, наказ про результати проведення атестації тощо

Документація щодо роботи з резервом кадрів

Списки осіб, які зараховані до резерву кадрів, картки обліку осіб, зарахованих до резерву кадрів, особисті річні плани осіб, зарахованих до резерву кадрів і т. п.

4.

 

 

Документація щодо нагородження та присвоєння почесних звань

 

 

Документація щодо нагородження

Подання, клопотання, нагородні листи, анкети, характеристики, автобіографії, довідки-об’єктивки, витяги з рішень профспілкових органів, рішення виконкомів місцевих рад тощо

Документація щодо присвоєння почес­них звань

Подання, клопотання, нагородні листи, анкети, характеристики, довідки-об’єктивки, витяги зі спільних рішень адміністрації та профспілкових органів тощо

5.

 

 

Документація щодо набору і використання трудових ресурсів

 

 

Документація щодо набору персоналу

Розрахунки потреб в робочій силі та виявлення джерел її покриття, направлення, заявки по організованому набору робочої сили

Документація щодо використання персоналу

Відомості по обліку наявності й руху персоналу, розрахунки змінності і плинності кадрів, зведення, довідки про використання персоналу

6.

 

 

Документація з ор­ганізації праці та трудової дисципліни

 

 

Документація з організації праці

Огляди, довідки, доповідні записки про стан організації праці, колективні договори, довідки про хід і підсумки виконання колективних договори тощо

Документація з дотримання тру-дової дисципліни

Огляди, довідки, доповідні записки про стан трудової дисципліни, табелі виходу на роботу, журнали обліку порушників дисципліни, накази про порушення тощо

7.

Документація зі встановлення заробітної плати та охорони праці

Документація зі встановлення заро­бітної плати

Тарифно-кваліфікаційні довідники, тарифікаційні відомості, документи про преміювання

8.

 

 

Документація з  соці­ального страхування та соціального захисту працюючих

 

 

Документація зі соціального страхування

Пенсійні справи (заяви, висновки лікарів, витяги з протоколів, довідки про заробітну плату, трудовий стаж), списки працівників, які виходять на пенсію, журнали реєстрації тощо

Документація з соціального захисту працюючих

Журнали обліку, довідки, посвідчення інвалідів війни, члени) сімей загиблих, вдов, учасники) війни тощо

10

Документація з організаційних основ управління

 

Організаційні кадрові документи

Положення, функціональні обов’язки працівників, правила внутрішнього розпорядку, плани роботи тощо

 

Питання до самоконтролю:

1.                Дайте визначення поняття «кадрове діловодство».

2.                Розкрийте принципи роботи з кадровою документацією.

3.                Яким чином класифікується кадрова документація?

Література: Палеха Ю.І. Управлінське документування. Організація кадрового діловодства. – К.: Європейський університет, 2003.

Попередня лекція                                                            Наступна лекція